häufig gestellte Fragen

Automatisierung der Buchungsbelege

Obwohl die Verarbeitung unverändert bleibt, sind alle Vorgänge im Zusammenhang mit CAMT-Dateien nun in einem einzigen Fenster zusammengefasst, das über die Module Löhne, Handel oder direkt aus der Finanzbuchhaltung aufgerufen werden kann.

Winbiz analysiert nun die CAMT-Dateien und sucht automatisch nach den entsprechenden Belegen im Buchhaltungsdossier.

Wenn ein Dokument gefunden wird, wird es gemäß den Standardregeln verarbeitet. Wenn eine Zeile keinem Dokument entspricht (z. B. wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde), haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Wenn ein passendes Dokument gefunden wird: wird es mit dem entsprechenden Dokument verknüpft.

• Wenn kein Dokument gefunden wird (z. B. eine bereits bezahlte Rechnung):

  •  können Sie es manuell einem anderen bestehenden Dokument zuordnen oder

  • eine Regel erstellen, um automatisch einen Buchungssatz zu generieren.

CAMT-Dateien enthalten standardisierte Informationen (Transaktionscode und -typ, Soll/Haben, Name, Mitteilung, Betrag, Datum, Journal usw.). Beim Einlesen ruft Winbiz diese Daten automatisch ab, um das Formular zur Regelerstellung entsprechend den von Ihrem Finanzinstitut übermittelten Informationen vorab auszufüllen.

Anschließend können Sie:

• eine neue Regel erstellen, die auf Ihre Situation zugeschnitten ist, oder

• die standardmäßig vorgeschlagene Regel anpassen.

Verfügbare Kriterien zur Definition einer Regel:

1. Stichwort im Namen

2. Stichwort in der Bezeichnung

3. Betragsbereich (fest oder variabel)

4. Journal

5. Gegenkonto in der Hauptbuchhaltung

Auf der rechten Seite des Bildschirms wird eine Vorschau der Buchung angezeigt, die vor der Speicherung überprüft werden kann.

Nach dem Speichern wird die Regel automatisch auf alle ähnlichen Zeilen in der Datei angewendet.

2. Eine Zahlung manuell einem anderen bestehenden Beleg zuordnen

2.1 Eine Regel erstellen, um eine automatische Buchung zu generieren

Nach dem Klicken auf „Hinzufügen“ werden bestimmte Informationen automatisch vorausgefüllt.

Anschließend können Sie die Regel unverändert speichern oder durch Hinzufügen eigener Kriterien ändern.

2.2 Einem anderen Dokument zuweisen

3. Nach der Bearbeitung der Datei:

• Wählen Sie die zu buchenden Zeilen aus.
• Bestätigen Sie, um die Buchungen und eventuelle Abstimmungen mit bestehenden Belegen zu erstellen.

Archivierung der CAMT-Datei:

• Wenn alle Zeilen verarbeitet sind, bietet Winbiz automatisch an, die Datei zu archivieren.

• Wenn einige Zeilen noch zu bearbeiten sind, bleibt die Datei in der Liste der aktiven Dateien (Sie können sie später manuell archivieren).

Erinnerung

Alle CAMT-Dateien (verarbeitet oder nicht) können jederzeit aus dem Verlauf erneut geladen werden, sei es zur Einsicht oder zur Fortsetzung der Verarbeitung.

Wichtig
Wenn im Buchhaltungsordner keine Dokumente vorhanden sind, ist es unbedingt erforderlich, die Finanzinstitute des Unternehmens mit deren Bankinformationen (IBAN, QR-IBAN) sowie das zugehörige Konto in der Finanzbuchhaltung anzulegen.

Versand von Pain-Dateien oder Laden von CAMT-Dateien mit dem Finanzinstitut

Die Dateien können je nach Konfiguration automatisch oder manuell zwischen Winbiz und Ihrer Bank ausgetauscht werden:

• Automatischer Transfer: Wenn Sie in Winbiz einen E-Banking-Vertrag (EBICS) eingerichtet haben, erfolgt der Versand und Empfang der Dateien im ISO-20022-Format direkt über die Software, ohne manuelles Eingreifen.

• Manueller Transfer: Wenn kein E-Banking-Vertrag konfiguriert ist, müssen Sie die Dateien von Ihrer Bankplattform herunterladen und anschließend manuell in Winbiz importieren.

  • Wenn Sie eine CAMT-Datei im ZIP-Format erhalten, extrahieren Sie diese bitte zunächst. Die entpackte CAMT-Datei kann dann von Winbiz importiert und gelesen werden.