Erstellung von Regeln und Zuordnung zu bestehenden Geschäftsdokumenten
Winbiz analysiert die CAMT-Dateien und überprüft, ob in der Buchhaltungsdatei Dokumente vorhanden sind, die mit ihrem Inhalt in Verbindung stehen.
Wenn Dokumente vorhanden sind, verarbeitet Winbiz diese gemäß den standardmäßig festgelegten Regeln.
Für bereits beglichene Dokumente oder für Zeilen ohne erkanntes Dokument bietet Winbiz zwei Optionen:
1. Eine Regel erstellen.
2. Die Zahlung einem anderen vorhandenen Dokument zuordnen.
Für alle Zeilen, die nicht mit einem Dokument in der Buchhaltungsdatei verknüpft sind, bietet Winbiz die Möglichkeit, Regeln zu erstellen, um die Erfassung der Buchungen in der Hauptbuchhaltung zu automatisieren.
1. Erstellen oder Ändern einer Regel
CAMT-Dateien enthalten standardisierte Informationen (Transaktionscode und -typ, Soll/Haben, Name, Mitteilung, Betrag, Datum, Journal usw.). Beim Einlesen ruft Winbiz diese Daten automatisch ab, um das Formular zur Regelerstellung entsprechend den von Ihrem Finanzinstitut übermittelten Informationen vorab auszufüllen.
Anschliessend können Sie:
- eine neue, an Ihre Situation angepasste Regel erstellen oder
- die vorgeschlagene Standardregel ändern.
Die Regeln können nach verschiedenen Kriterien festgelegt werden:
- Stichwort im Namen
- Stichwort in der Bezeichnung
- Betragsbereich (fest oder variabel)
- Journal
- Gegenkonto in der Hauptbuchhaltung
Sobald die Regel definiert ist, wird rechts auf dem Bildschirm eine Vorschau der Reservierung zur Überprüfung angezeigt.
Nach dem Speichern wird die Regel automatisch auf alle ähnlichen Zeilen angewendet.
2. Eine Zahlung manuell einem anderen bestehenden Beleg zuordnen
Wenn Winbiz eine Zahlung nicht mit einer Rechnung abgleichen konnte, können Sie diese Zahlung manuell einer anderen Rechnung zuordnen.
- Öffnen Sie die Registerkarte "Einem anderen Dokument zuweisen".
- Suchen Sie anhand der Dokumentennummer oder der Adresse die Rechnung, die Sie dieser Zahlung zuordnen möchten.
- Wählen Sie sie aus und klicken Sie auf "Zuweisen".
Die Zahlung wird dann mit der ausgewählten Rechnung abgeglichen.
Nach der Bearbeitung der Datei werden die validierten Zeilen automatisch ausgewählt und können gespeichert werden.
Wenn Sie bestimmte Zeilen nicht speichern möchten, müssen Sie die Auswahl aufheben. Durch das Speichern der Auswahl werden die Buchungen in der Hauptbuchhaltung generiert und die Abstimmungen mit den Belegen erstellt. Wenn Sie nicht alle Zeilen der Datei bearbeiten, bleibt diese in der Liste der zu bearbeitenden Dateien.
Sobald alle Zeilen der Datei bearbeitet sind, schlägt Winbiz Ihnen vor, die Datei zu archivieren.