Wie kann man Standardbriefe einrichten und erstellen?
Musterbriefe sind Dokumentvorlagen, die mit der Textverarbeitung Microsoft Word oder der Textverarbeitung von Open Office erstellt werden (z.B.: Briefwechsel, Fax, etc.). Diese Dokumentvorlagen sind mit den Adressinformationen aus Winbiz verknüpft. Sobald Sie also ein Dokument aus einer dieser Vorlagen erstellen, werden die Kontaktdaten oder andere Adressinformationen automatisch in das erzeugte Dokument eingefügt.
Standard-Textverarbeitung festlegen
1. Gehen Sie zum Menü Extras, Optionen.
2. Öffnen Sie die Registerkarte » Schnittstelle «.
3. Wählen Sie die auf Ihrem Computer installierte Office-Suite aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".
Vorlage für einen Standardbrief erstellen
1. Im Menü Adressen, Adressen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Adresse.
3. Klicken Sie im angezeigten Menü auf Standardbriefe.
4. Klicken Sie im Fenster Standardbriefe auf die Schaltfläche "Neu".
5. Geben Sie den Namen der Vorlage ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".
6. Die Textverarbeitung öffnet sich mit einem leeren Dokument und einem schwebenden Fenster Seriendruckvariablen. Geben Sie in einem ersten Schritt den festen Text in das Dokument ein.
7. Um die Kontaktdaten der Person einzufügen, klicken und ziehen Sie die Felder im Fenster Seriendruckvariablen an die gewünschte Stelle im Dokument.
Hinweis
Wenn das Fenster Serienbriefvariablen nicht angezeigt wird. Klicken Sie in Winbiz auf die Schaltfläche Variablen im Fenster Brieftyp.
8. Wenn Sie das Dokument fertiggestellt haben (fester Text und Einfügen der Seriendruckvariablen), speichern Sie das Dokument in Ihrem Textverarbeitungsprogramm und beenden Sie das Textverarbeitungsprogramm.
9. Schließen Sie auch das Fenster Seriendruckvariablen.
10. Die Dokumentvorlage wurde erstellt und wird im Fenster Standardbriefe angezeigt. Diese Vorlage kann verwendet werden, um Dokumente von einer beliebigen Adresse zu generieren.
Ein Dokument aus einem Standardbrief erstellen
1. Gehen Sie zum Menü Adressen, Adressen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Adresse.
3. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Menü auf "Musterbriefe".
4. Wählen Sie im Fenster Standardbriefe die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen".
5. Es wird ein Dokument mit den Informationen der ausgewählten Adresse erstellt. Dieses Dokument können Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm öffnen.
Tipp
Das erstellte Dokument wird automatisch im Ordner der ausgewählten Adresse gespeichert.