häufig gestellte Fragen

Wie melde ich Personalzugänge und -abgänge (EMA)?

Anstelle einer Gesamtmeldung an die AHV können Ein- und Austritte jederzeit individuell an die Ausgleichskasse gemeldet werden.

Ein- und Austrittsmeldung (EMA)

1. Im Menü Löhne und Gehälter, Swissdec.
2. Klicken Sie auf Übermittlung.
3. Wählen Sie Ein- und Austrittsmeldung (EMA).
4. Legen Sie die Sendeoptionen fest:
   

   Feld	Beschreibung
   Lohndaten überprüfen	Diese Option überprüft Ihre Daten bei der Übertragung automatisch.
   Eine Abrechnung überschreiben	Mit dieser Option können Sie fehlerhafte Abrechnungen korrigieren, die an die verschiedenen Kassen übermittelt wurden. Die übermittelten Abrechnungen werden durch die korrigierten Abrechnungen ersetzt. Sie können die zu ersetzende Abrechnung aus der Dropdown-Liste auswählen.
   Eine Testdatei generieren	Mit dieser Option können Sie die Datei mit einem "Test"-Eintrag an die Institution senden. Die Institution wird Ihre Datei berücksichtigen, aber auf die endgültige Datei warten.

5. Sie können eine Überprüfung der ausgewählten Kasse mithilfe der Schaltfläche Überprüfen durchführen oder eine vollständige Überprüfung aller Ihrer Kassen mithilfe der Schaltfläche .
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start
7. Das Formular Abrechnungsbearbeitung einrichten wird angezeigt. Wählen Sie die Institutionen aus, die Sie verarbeiten möchten:
   
   

   Feld	Beschreibung
   Verarbeitung	Institutionen, die in die Übermittlungsdatei aufgenommen werden sollen.
   Empfänger	Institutionen, für die die Abrechnung automatisch übermittelt wird. Abrechnungen, die nicht automatisch verteilt werden, müssen manuell übermittelt werden.
   Bereich	Art der Institution.
   Institution	Organismus, der Lohndaten empfängt.
   Nr.	Vertrags- oder Policennummer bei der Einrichtung.
   Information	Gibt den Status der Übertragung an.

8. Klicken Sie auf OK, um die Übermittlung der Abrechnung zu starten.
9. Das Feld Aufgabe informiert Sie über den Fortschritt der Übertragung:
   

Die Übermittlung der Abrechnungen bestätigen

1. Sobald die Übertragung abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch das Formular Swissdec - Ergebnisse.
2. Aus Sicherheitsgründen muss die Datenübertragung innerhalb von 24 Stunden vom Benutzer bestätigt werden. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Abrechnungen erneut übermittelt werden.
3. 

4. Die Spalte Status der Einrichtung zeigt Ihnen an, ob die Abrechnung erfolgreich übermittelt wurde oder nicht.

   Die möglichen Status sind wie folgt:

   Status	Beschreibung
   Erfolg	Die Abrechnung wurde erfolgreich freigegeben.
   Ignoriert	Die Abrechnung wurde ignoriert. Sie muss manuell an die Einrichtung übermittelt werden.
   In Behandlung	Die Freigabe der Abrechnung wird gerade bearbeitet.
   In der Warteschleife	Die Freigabe der Abrechnung wurde verschoben.
   Fehler	Die Abrechnung ist fehlerhaft.

• Wenn das Feld Status die Anzeige In Bearbeitung, Ausstehend oder Fehler aufweist, erhalten Sie weitere Informationen, indem Sie auf das Feld "Anzeigen" klicken.
• Wenn das Feld Status Erfolgreich anzeigt, können Sie die Übertragung an swissdec genehmigen, indem Sie in der Spalte Übertragung auf "Genehmigen" klicken.

Erlauben Sie die Übertragung von Abrechnungen an Institutionen

Nachdem die Übermittlung der Abrechnung überprüft wurde, muss die Abrechnung für jede Institution validiert werden. Diese Validierung muss innerhalb von 1 Stunde nach der Validierung der Übertragung erfolgen.

1. Klicken Sie auf Zulassen, bevor Sie die Daten freigeben (dieser Vorgang ist nur gültig, wenn das Verfallsdatum nicht überschritten ist).

2. Es öffnet sich automatisch eine Internetseite, auf der Sie die Abrechnung bei der Institution freigeben können (das Freigabeverfahren ist kassenspezifisch).

3. Gehen Sie für die verschiedenen zu bearbeitenden Institutionen auf die gleiche Weise vor.

4. Die Spalte Ergebnisstatus informiert Sie über den Stand der Übermittlung Ihrer Abrechnungen.

   Folgende Status sind möglich:

5. Status	Beschreibung
   Erfolg	Die Abrechnung wurde von Ihrer Kasse erfolgreich übermittelt, validiert und verarbeitet.
   Nicht unterstützt	Die Kasse kann noch nicht bestätigen, dass die Abrechnung verarbeitet wurde (Sie müssen Ihre Kasse anrufen, um eine Bestätigung zu erhalten, dass die Abrechnung eingegangen ist).
   Warten auf Transfer	Die Übertragung wurde nicht richtig durchgeführt.
   In Behandlung	Die Abrechnung wurde erfolgreich freigegeben, sie ist bei Ihrer Kasse in Bearbeitung.
   Fehler/Scheitern	Klicken Sie in der Spalte Ergebnis auf Erhalten und sehen Sie sich die Fehlermeldung an.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.