Wie kann ich die automatische Übermittlung PIV verwenden?

Swissdec

Am Jahresende können Sie Ihre Abrechnungen elektronisch an die verschiedenen Institutionen senden. Die Institutionen müssen für den elektronischen Empfang bereit sein. Auf der Website www.swissdec.ch sind die entsprechenden Institutionen aufgeführt. Wenn Sie Ihre Abrechnung automatisch an Swissdec übermitteln können, müssen Sie vorher alle Daten in Winbiz prüfen und sicherstellen, dass Ihre Kassen zum Empfang bereit sind.

Automatische Übermittlung der Abrechnungen

Im Menü Löhne, Übermittlung
Klicken Sie auf Übermittlung
Wählen Sie Automatische Übermittlung (PIV)
Legen Sie die Versandoptionen fest:

Feld	Beschreibung
Lohndaten prüfen	Diese Option prüft Ihre Daten automatisch bei der Übermittlung.
Eine Abrechnung ersetzen	Mit dieser Option können Sie fehlerhafte Abrechnungen, die an die verschiedenen Kassen übermittelt wurden, korrigieren. Die bereits übermittelten Abrechnungen werden durch die korrigierten Abrechnungen ersetzt. Sie können die zu ersetzende Abrechnung in der Drop-Down-Liste auswählen.
Eine Testdatei erzeugen	Mit dieser Option können Sie die Datei mit dem Vermerk «Test» an die Institution senden. Die Institution wird Ihre Datei berücksichtigen, aber die definitive Datei abwarten.

Mit der Schaltfläche Prüfen können Sie die gewählte Kasse prüfen, oder mit der Schaltfläche alle Ihre Kassen prüfen.
Klicken Sie auf Starten
Das Formular Konfiguration der Abrechnungsbearbeitung wird angezeigt. Wählen Sie die Institutionen, die zu bearbeiten sind:

Eigenschaft	Beschreibung
Bearbeitung	Institutionen, die in die Übermittlungsdatei einzuschliessen sind.
Empfänger	Institutionen, an welche die Abrechnung automatisch übermittelt wird. Die nicht automatisch übermittelten Abrechnungen müssen manuell verschickt werden. Für nähere Informationen, siehe Manuelle Übermittlung der Abrechnungen.
Bereich	Art der Institution.
Institution	Empfängerinstitution der Lohndaten.
Nr.	Vertrags- oder Policennummer bei der Institution.
Information	Status der Übermittlung

Klicken Sie auf OK, um mit der Übermittlung der Abrechnung zu beginnen
Bei der ersten Übermittlung wird eine Nachricht angezeigt und Sie werden aufgefordert, das Swissdec-Zertifikat zu installieren. Damit können die Daten digital signiert werden, um deren Herkunft zu prüfen. Klicken Sie auf Ja
Im Aufgabenbereich werden Sie über den Fortschritt der Übermittlung informiert:

Die Übermittlung der Abrechnungen bestätigen

Nach Beendigung der Übermittlung öffnet sich das Formular Swissdec – Ergebnisse automatisch.
Aus Sicherheitsgründen muss die Datenübermittlung innerhalb von 24 Stunden durch einen Benutzer bestätigt werden. Nach Ablauf dieser Frist muss die Abrechnung erneut übermittelt werden.
Die Spalte Status der Institution informiert Sie darüber, ob die Abrechnung erfolgreich übermittelt wurde oder nicht.

Folgende Optionen sind möglich:

Status	Beschreibung
Erfolgreich	Die Abrechnung wurde erfolgreich bestätigt.
Ignoriert	Die Abrechnung wurde ignoriert. Sie muss manuell an die Institution übermittelt werden.
In Bearbeitung	Die Bestätigung der Abrechnung ist in Bearbeitung
In Warteschlange	Die Bestätigung der Abrechnung wurde verzögert
Fehler	Die Abrechnung ist fehlerhaft

Wenn das Statusfeld In Bearbeitung, In Warteschlange oder Fehler anzeigt, können Sie weitere Informationen anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Anzeigen klicken.
Wenn das Statusfeld Erfolgreich anzeigt, können Sie die Übermittlung an Swissdec freigeben, indem Sie in der Spalte Übermittlung auf Bestätigen klicken.

Die Übermittlung der Abrechnungen an die Institutionen bestätigen

Nachdem Sie den Versand der Abrechnung geprüft haben, müssen Sie die Abrechnung für jede Institution bestätigen. Diese Freigabe muss innerhalb 1 Stunde nach der Bestätigung der Übermittlung geschehen.

Klicken Sie auf Bestätigen, bevor Sie die Daten freigeben (dieser Vorgang ist nur dann gültig, wenn das Ablaufdatum nicht überschritten wurde).
Es wird automatisch eine Internetseite geöffnet, wo Sie die Abrechnung bei der Institution bestätigen können (das Freigabeverfahren ist für jede Kasse unterschiedlich).
Wiederholen Sie den Vorgang für jede zu bearbeitende Institution.
In der Spalte Status Ergebnis werden Sie darüber informiert, wie weit die Übermittlung Ihrer Abrechnungen fortgeschritten ist.

Folgende Optionen sind möglich:

Status	Beschreibung
Erfolgreich	Die Abrechnung wurde übermittelt, bestätigt und von Ihrer Kasse erfolgreich bearbeitet.
Nicht unterstützt	Die Kasse ist noch nicht in der Lage zu bestätigen, dass Ihre Abrechnung bearbeitet wurde (rufen Sie Ihre Kasse an, um sich den Empfang der Abrechnung bestätigen zu lassen).
Übermittlung ausstehend	Die Übermittlung ist nicht korrekt erfolgt.
In Bearbeitung	Die Abrechnung wurde freigegeben und ist bei Ihrer Kasse in Bearbeitung.
Fehler/Fehlgeschlagen	Klicken Sie in der Spalte Ergebnis auf Abrufen, um die Fehlermeldung anzuzeigen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Schliessen.

Bemerkung

Für die Steuerbehörden brauchen die Daten nicht freigegeben zu sein.

häufig gestellte Fragen