Willkommen im Assistenten für den Jahresabschluss

Den Jahresabschluss in aller Ruhe durchführen

In der Schweiz ist der buchhalterische Jahresabschluss aus gesetzlicher und steuerlicher Sicht Pflicht. Jedes Unternehmen muss eine Bilanz sowie eine Erfolgsrechnung anfertigen, die zum Erstellen der Steuererklärung dienen.

Das Jahr neigt sich dem Ende zu, und es ist an der Zeit, im Hinblick auf den Jahresabschluss des laufenden Geschäftsjahres die richtigen Entscheidungen zu treffen. Um Sie in dieser Übergangsphase zum neuen Geschäftsjahr zu begleiten, haben wir für Sie eine ganze Reihe Verfahrensanweisungen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen.

Bevor Sie ein neues Geschäftsjahr eröffnen stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Geschäftsdokumente verbucht haben. In einem zweiten Schritt werden gewisse Konten abgeglichen:

  1. Liquiditätskonten (Kasse, Bank, Post usw.) mit den eingegangenen Kontoauszügen der Finanzinstitute: Wie kann ich die Konten meines Finanzinstituts mit Winbiz abgleichen?
  2. Debitoren-Sammelkonten (Forderungen gegen Dritte…) mit dem Fälligkeitsplan, der unter Verkauf verfügbar ist: Differenz zwischen dem Saldo meines Debitoren-Sammelkontos und meinen Offenen Posten?
  3. Kreditoren-Sammelkonten (Verbindlichkeiten aus Lieferungen, Personalkosten, Sozialversicherungen usw.): Differenz zwischen dem Saldo meines Kreditoren-Sammelkontos und meinen Offenen Posten?
  4. MwSt-Konten (die Konten müssen den verschiedenen Rubriken der Abrechnung entsprechen)
  5. LohnabschlussStellen Sie sicher, dass Sie in den Dezemberlöhnen alle erforderlichen Korrekturen vorgenommen haben
  6. Bewertung der FremdwährungenZum Datum des Jahresabschlusses legen Sie einen Wechselkurs fest, der von der ESTV kommt. Anschliessend können Sie die Spezialbuchungen für Wechselkursdifferenzen verbuchen: Wie kann ich Buchungen für Wechselkursdifferenzen erstellen? 

Nachdem Sie diese Schritte erledigt haben, können Sie in Winbiz einen provisorischen Jahresabschluss durchführen und danach im neuen Geschäftsjahr arbeiten.

 

Beim Jahresabschluss überträgt Winbiz alle notwendigen Informationen auf das nächste Geschäftsjahr. Wenn Sie im vorhergehenden Geschäftsjahr Änderungen vornehmen, werden diese Daten nicht automatisch auf das neue Geschäftsjahr übertragen. Wir empfehlen Ihnen, nach Änderungen (Rechnungen, Einnahmen, Zahlungen usw.) regelmässig einen provisorischen Abschluss durchzuführen, damit Sie diese Daten im neuen Geschäftsjahr vorfinden.

 

 Buchhaltungsabschluss – die wichtigsten Etappen

  1. Jahresabschluss in Winbiz und Eröffnung eines neuen Geschäftsjahrs

Um ein neues Geschäftsjahr zu eröffnen, müssen Sie zuerst das vorhergehende Geschäftsjahr abschliessen. In diesem Vorgang wird Ihr laufendes Geschäftsjahr vorläufig abgeschlossen, und das folgende Geschäftsjahr automatisch und mit Ihren aktuellen Salden eröffnet.

Keine Panik, dieser Vorgang ist nicht definitiv. In Winbiz können Sie jederzeit Ihr Geschäftsjahr abschliessen. Sie brauchen daher keinen definitiven Jahresabschluss durchgeführt zu haben, um im neuen Geschäftsjahr arbeiten zu können.

Hier werden Sie Schritt für Schritt durch dieses Verfahren geführt: Wie kann ich meinen ersten Jahresabschluss durchführen? (mein neues Geschäftsjahr eröffnen)

  1. Buchungen nach dem Jahresabschluss

Sie haben die Möglichkeit, Winbiz so zu konfigurieren, dass beim Jahresabschluss automatisch Buchungen in Ihrem neuen Geschäftsjahr erstellt werden. So können Sie zum Beispiel die Überweisung des Vorjahresgewinns in das entsprechende Konto automatisieren: Welche Buchung(en) muss ich nach dem Jahresabschluss erstellen?

  1. Checkpunkte nach der Eröffnung eines neuen Geschäftsjahrs

Sie haben im Vorjahr Änderungen vorgenommen. Aus diesem Grund entsprechen gewisse Daten in Ihrem neuen Geschäftsjahr nicht den Tatsachen. Wie Sie in den nachfolgenden Artikeln sehen, können die meisten Unstimmigkeiten zwischen den Salden vom 31. Dezember und 1. Januar damit bereinigt werden, dass im Vorjahr ein neuer Jahresabschluss durchgeführt werden: Beim Ausdrucken der Bilanz mit Vorjahresvergleich stelle ich fest, dass die Salden des Vorjahres nicht stimmen. Wie muss ich vorgehen?

Geschäftsverwaltung

  1. Nummerierung der Rechnungen

Wir empfehlen unseren Kunden, zu Beginn jeden Jahres die Nummerierung ihrer Rechnungen zu ändern. In den folgenden Fällen kann es nützlich sein Dokumente zu haben, die mit 2020 oder 20 beginnen:

  • Sie gehen nicht das Risiko ein, mehrere Dokumente mit derselben Nummer zu haben;
  • Sie können erkennen, in welchem Geschäftsjahr die Rechnung erstellt wurde, um zu wissen, ob sich Ihre Rechnung unter der Rubrik «Rechnung» oder «Anfangssalden» befindet.

In den folgenden Artikeln erklären wir Ihnen, wie Sie einen neue Rechnungsnummerierung einrichten können und wie Sie vorgehen müssen, wenn die neue Nummerierung im neuen Geschäftsjahr nicht korrekt ist.

Wie nummeriere ich meine Rechnungen im neuen Jahr?

Aus welchem Grund ist die Nummerierung meiner Debitorenrechnungen im neuen Geschäftsjahr nicht korrekt?

  1. Prüfung der Anfangssalden

Die Anfangssalden sind Dokumente, deren Debitorenrechnungen noch nicht beglichen und Kreditorenrechnungen zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses noch nicht bezahlt wurden. Alle Rechnungen werden in den Modulen Einkauf und Verkauf in die Anfangssalden übertragen.

Wenn Sie im Vorjahr Änderungen an den Rechnungen vornehmen, können Sie während des Jahresabschlusses angeben, dass diese Dokumente automatisch aktualisiert werden sollen. Wir raten nachdrücklich davon ab, Änderungen oder Stornierungen in den Anfangssalden vorzunehmen. Ausserdem sparen Sie so wertvolle Zeit.

Was muss ich tun, wenn meine im Vorjahr beglichenen Debitorenrechnungen im neuen Geschäftsjahr immer noch in den Offenen Posten erscheinen? 

  1.     6. Bestätigung von periodenfremden Kreditorenzahlungen

Ende Dezember haben Sie eine Reihe Kreditorenzahlungen vorgenommen, die erst Anfang Januar von Ihrem Finanzinstitut belastet wurden. Winbiz gestattet Ihnen nicht, die Zahlungen an periodenfremden Daten zu bestätigen und Sie können sie nicht in der allgemeinen Buchhaltung verbuchen.

Damit Ihre Buchführung Ihrem Bankkonto entspricht, müssen Sie die Zahlungen löschen und im neuen Geschäftsjahr verbuchen. Hier erklären wir Ihnen, wie es geht: Wie kann ich eine Kreditorenzahlung im neuen Geschäftsjahr bestätigen, wenn sie im Vorjahr verbucht wurde?

Löhne

Am Ende des Kalenderjahrs müssen alle Lohnkorrekturen zwingend im Dezember vorgenommen werden. Winbiz erstellt Zusammenfassungen und Dokumente für die verschiedenen betroffenen Stellen.

  1.       Berechnung und Zahlung des 13. Monatslohns

Das Jahresende geht oft einher mit der Zahlung des 13. Monatslohns, einer Gratifikation oder einer Prämie. Wir haben für Sie zwei Artikel zusammengestellt, welche die beiden von Winbiz angebotenen Methoden zusammenfassen.

Mit der ersten Methode erstellen Sie eine zusätzliche Periode, in der Sie einen zusätzlichen Lohn berechnen können; mit der zweiten Methode berechnen Sie jeden Monat den Anteil des 13. Monatslohns, um den Nettobetrag am Jahrsende zu überweisen: Wie kann ich den 13. Monatslohn berechnen?

  1. Periodenfremde Lohnzahlungen bestätigen

Wenn Sie die Dezemberlöhne im Januar überweisen können Sie die Lohnzahlung nicht später als am letzten Tag Ihres Geschäftsjahrs verbuchen.

Lohndokumente werden nicht von einem Jahr ins andere übertragen. Sie müssen daher in der allgemeinen Buchhaltung eine manuelle Buchung erfassen, vom Verrechnungskonto zum Liquiditätskonto.

Wenn Sie zu diesem Thema Hilfe brauchen, lesen Sie den folgenden Artikel: Wie muss ich vorgehen, um einen Dezemberlohn im nächsten Geschäftsjahr zu bestätigen?

  1. Lohnausweise

Der Lohnausweis ist eines der wichtigsten Dokumente für Ihre Mitarbeiter, die dieses der Steuererklärung beilegen müssen. Ihrerseits müssen Sie es der Steuerbehörde zur Verfügung stellen.

Unter Ziffer 15 «Bemerkungen» müssen Sie Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Geschäftsbereich erfassen sowie die Beteiligung an gewissen Versicherungen, deren Rubriken kumuliert sind.

Gemäss den geltenden Swissdec Vorschriften ist es nicht möglich, die verschiedenen Beträge unter dieser Ziffer automatisch zu trennen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie dies manuell machen können: Die Beträge unter Ziffer 15 sind kumuliert, wie kann ich sie detailliert darstellen? Die Beträge unter Ziffer 15 des Lohnausweises sind kumuliert, Spezialelemente

Bevor Sie die Lohnausweise an Ihre Mitarbeiter weiterleiten, prüfen Sie, ob die Beträge stimmen. Es kann vorkommen, dass Ihre Löhne das ganze Jahr hindurch korrekt berechnet werden, dass die Beträge jedoch beim Übertrag auf den Lohnausweis nicht korrekt sind.

In den meisten Fällen kommt das Problem von einer fehlerhaften Einstellung in den Rubriken für die Lohnberechnung, in denen eine Information zum Lohnausweis fehlt.

Mit diesem Artikel können Sie diese Fehler lösen: Wieso sind die Beträge auf meinem Lohnausweis nicht korrekt?

Der Kanton Genf fordert, dass der Lohnausweis auch als Bescheinigung-Quittung für den Quellensteuerabzug Ihrer Mitarbeiter dient. Diese Einstellung muss manuell für jeden Ihrer Mitarbeiter vorgenommen werden, der im Kanton Genf dieser Steuer unterliegt. Unter der Ziffer Bemerkungen im Lohnausweis müssen Sie den entsprechenden Text einfügen: Wie kann ich die Bescheinigungen-Quittungen meiner Lohnempfänger im Kanton Genf ausdrucken?

Der letzte Schritt in Bezug auf die Lohnausweise ist deren elektronische Übermittlung via Swissdec an die zuständige Steuerbehörde.

Wenn Sie sicher sind, dass die Beträge auf Ihren Lohnausweisen stimmen, können Sie diese mit nur 3 Mausklicks übermitteln. Ein internes Verteilsystem sorgt automatisch dafür, dass die Lohnausweise an die verschiedenen kantonalen Behörden geschickt werden, anhand der Adressen, die Sie im Profil Ihrer Mitarbeiter erfasst haben.

Wie kann ich meine Lohnausweise automatisch via Swissdec übermitteln?

Gemäss der Empfängerliste Swissdec vom 26.07.2019 ist der Kanton Genf noch nicht mit dem elektronischen Empfang der Lohnausweise kompatibel. Die Lohnausweise müssen daher immer noch ausgedruckt und per Post verschickt werden.

  1. Abrechnungen Sozialversicherungen

Je nachdem, welcher Tätigkeit Ihre Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens nachgehen kann es sein, dass Sie verschiedenen Sozialversicherungen angeschlossen sind. In Winbiz wird eine Abrechnung pro Kasse erstellt: wenn Sie z.B. 3 AHV-Kassen angeschlossen sind, enthält die Datei mindestens 3 Seiten. Denken Sie daran, auf die Schaltfläche Weiter zu klicken, wenn Sie feststellen, dass einer oder mehrere Mitarbeiter auf der ersten Seite fehlen.

Weitere häufige Fehler in diesem Zusammenhang sind im folgenden Artikel zusammengefasst:

Wieso fehlen einige Mitarbeiter auf der Vorschau der AHV-Abrechnung?

  1. Swissdec Übermittlung

Die Norm Swissdec 4, die seit 6 Jahren gilt, vereinfacht die Arbeit der Personalbüros zum Jahresende enorm. Die Abrechnungen der Sozialversicherungen oder der Quellensteuer, Statistiken und Lohnausweise brauchen nicht mehr von Hand ausgefüllt zu werden. Winbiz kümmert sich darum.

In den folgenden Artikeln erklären wir Ihnen im Detail, wie Sie die Übermittlungen zu den verschiedenen Institutionen durchführen und freigeben können.

Wie funktioniert die automatische Übermittlung PIV?

Wie kann ich die Übermittlung der Abrechnungen via Swissdec bestätigen?

Beachten Sie bitte, dass noch nicht alle Kassen mit der Swissdec-Norm kompatibel sind. Alle Details sind hier verfügbar: Liste der Swissdec-Empfänger (Stand 26.07.2019)

  1. Definitiver Jahresabschluss

Wenn der Jahresabschluss fertig und von Ihrem Treuhänder genehmigt ist, können Sie ein letztes Mal den Winbiz Jahresabschluss durchführen. Bei diesem Vorgang denken Sie daran, das Geschäftsjahr zu sperren, damit keine Änderungen mehr darin vorgenommen werden können.

Winbiz bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abschlussdokumente auszudrucken: Welche Abschlussdokumente erstellt Winbiz? 

Verschiedenes

  1.    Weitere Informationen

Haben Sie noch Fragen? Wenn Sie mehr zu den Aufgaben am Jahresende wissen wollen und wie Sie diese mit Winbiz ganz einfach erledigen können, finden Sie in den folgenden Artikeln weitere Informationen: 

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