Wie funktioniert die QR-Rechnung in Winbiz?
Diese Funktion ist seit der Version 9.0.3954 vom 22.06.2020 verfügbar
1. Finanzinstitute
Wir empfehlen Ihnen, vorab die Konfiguration Ihrer Finanzinstitute zu kontrollieren, um festzustellen, ob alle folgenden Informationen erfasst wurden:
- QR-IBAN (siehe 2. Screenshot) oder IBAN.
- Kontaktdaten Ihrer Bank
- Mitglieds- und Identifizierungs-Nummer
Um QR-Rechnungen auszustellen oder zu empfangen, braucht kein e-Banking Vertrag mit Ihrem Finanzinstitut verbunden zu sein.
Langfristig wird alles durch den QR-Code ersetzt werden. Die alten roten Einzahlungsscheine durch eine QR-Rechnung mit IBAN. Die alten orangen Einzahlungsscheine durch eine QR-Rechnung mit QR-IBAN.
2. Ein neues Rechnungslayout erstellen
Es muss ein neues Rechnungslayout erstellt werden, mit einem QR-Code in den Zahlungsanweisungen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Verkauf --> Parameter --> Rechnungslayout
- Erstellen Sie anhand des nachfolgenden Screenshots ein neues Rechnungslayout
Achten Sie besonders darauf, dass die Einstellung der Druckerauswahl und der Standardpapierschächte im nachfolgenden Fenster geschieht. Sollten Sie ein individuell gestaltetes Rechnungslayout haben, erfassen Sie dieses hier unter Dokument.
3. Globale Änderungen in den Adressen
Jede Adresse besitzt ein Standard-Rechnungslayout, das beim Erstellen einer Rechnung übernommen wird. Sie haben die Möglichkeit, in einem einzigen Vorgang das Rechnungslayout aller Ihrer aktuellen Adressen auf «QR-Rechnung» umzustellen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Adressen --> Adressen
- Aktionen
- Globale Änderungen
- Nehmen Sie die Änderung in der Registerkarte Debitoren --> Rechnungslayout gemäss nachfolgendem Screenshot vor.
Selbstverständlich ist dieser Vorgang zunächst nicht zwingend. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, spontan QR-Rechnungen auszudrucken, indem Sie beim Druck oder beim Versand ein besonderes Rechnungslayout angeben.
4. Eine QR-Debitorenrechnung erzeugen
Das Erzeugen der Rechnung geht unverändert wie gewohnt vor sich. Wenn Sie wie unter Punkt 3 erwähnt die globale Änderung vorgenommen haben, klicken Sie einfach auf Drucken (Papierform) oder Drucken --> Senden (Versand per E-Mail).
Wenn Sie von Fall zu Fall QR-Rechnungen erzeugen wollen, können Sie spontan das Layout QR-Rechnung wählen.
5. Eine QR-Kreditorenrechnung speichern
Wichtig ist, dass in Ihrer Kreditorenverbindung Zahlungsinformationen hinterlegt sind. Für eine optimale Funktionsweise empfehlen wir Ihnen «Schweizer Bankkonto oder Bankkonto Ausland» zu wählen. So wird Winbiz Ihrer QR-Rechnung automatisch eine Adresse zuweisen.
Beim Empfang einer QR-Rechnung müssen Sie zuerst ein Dokument erstellen:
- Einkauf --> Rechnungen
- Neu
- Wählen Sie QR-Rechnung und aktivieren Sie: «Ein optisches Lesegerät benutzen».
Nachdem Sie QR-Rechnung gewählt haben, werden Sie dazu aufgefordert (siehe erster Screenshot nachstehend), die QR-Rechnung zu scannen. Auf den Bildern 2 und 3 hiernach wird der Scan mit einem PayEye von Crealogix durchgeführt.
Weitere Informationen zum Winbiz PayEye von Crealogix.
6. Empfang und Versand von XML CAMT Zahlungen
Die Implementierung der QR-Rechnung in Ihrem Geschäftsjahr ändert nichts am Verkehr mit Ihrer Bank beim Import oder beim Versand von Zahlungen im XML Format.
NB. Weitere nützliche Informationen
- Durch die Einführung der QR-Rechnung werden die Rechnungen im Format ESR nicht von heute auf morgen gestoppt. Diese werden schrittweise, gemäss dem hier verfügbaren, offiziellen Kalender,
- Zur Verwendung der QR-Rechnung ist kein spezifisches Papier erforderlich, Das Papier muss jedoch perforiert sein oder eine Angabe vom Typ «Schere» enthalten.
- Es macht nichts, wenn Ihre Kunden noch nicht mit einem Lesegerät für QR-Rechnungen ausgestattet sind. Alle für die Zahlung erforderlichen Angaben sind rund um den QR-Code herum aufgedruckt.
- Bei Interesse an dem PayEye, von dem in diesem Artikel die Rede ist: alle Informationen sind hier verfügbar.