Comment importer des écritures depuis un fichier ?
Le module d'importation vous permet d'importer des écritures simples à partir d'un fichier. Il n'est pas possible d'importer des écritures multiples.
Importer des écritures comptables
- Allez au menu Comptabilité, Écritures.
- Cliquez sur le bouton « Actions ».
- Sélectionnez Importer, Exporter puis cliquez sur « Importation standard ».
- Sélectionnez le format du fichier.
- Cliquez sur le bouton "..." pour rechercher le fichier à importer.
- Si nécessaire, sélectionnez la conversion de fichier.
- Cliquez sur le bouton « Importer ».
Format de fichier
Choisissez le format du fichier source. Plusieurs formats sont supportés :
| dBase, XBasE | DBF | Délimité avec points-virgules | CSV | Lotus Symphony 1 | WRK | System Data Format | SDF |
| Délimité avec espaces | TXT | Délimité avec virgules et guillemets | CSV | Lotus Symphony 1.1/1.2 | WR1 | Data Inter change Format | DIF |
| Délimité avec tabulations | TXT | Lotus 123 1A | WKS | Microsoft Excel 2.0 - 11 (pas disponible sur Winbiz Cloud) | XLS, XLSX | Framework II | FW2 |
| Délimité avec virgules | TXT | Lotus 123 2.x | WK1 | Microsoft Multiplan 4.01 | MOD | Paradox 3.5, 4.0 | DB |
| Délimité avec points-virgules | TXT | Lotus 123 3.x | WK3 | Symbolic Link Format | SYLK | RapidFile 1.2 | RPD |
| Option | Description |
| Nom du fichier | Cliquez sur le bouton "..." pour rechercher le fichier à importer. |
| Conversion | Sélectionnez le type de conversion pour l'importation de ce fichier. Les conversions suivantes sont disponibles : · Windows (1252) · DOS (850) · UTF-8 (TXT) |
| Options | Expansion des abréviations : si vous utilisez les écritures prédéfinies dans votre dossier comptable, vous pouvez saisir un code (description courte) dans le libellé de l'écriture à importer. D'office, le code sera remplacé par le texte du libellé. Si vous activez cette option, les comptes débit et crédit ainsi que le montant de l'écriture prédéfinie seront importées à condition que ces informations soient renseignées dans votre fichier. La TVA et l'analytique ne sont pas reprises automatiquement. Importation du premier enregistrement : si la première ligne de votre fichier contient les en-têtes de colonnes, n'activez pas cette option. Archiver après l'importation : cochez cette case pour archiver le fichier après l'importation des écritures. Le fichier sera déplacé dans le répertoire du dossier comptable de la base de données. |
| Aperçu | Cliquez sur ce bouton pour visualiser les données du fichier importé. |
| Importer | Lance l'importation du fichier. Les écritures non valides sont ignorées. Après l'importation, vous pouvez consulter et corriger les écritures non valides. |
Structure du fichier source
Le fichier source doit être structuré de la manière suivante :
| Champ n° | Nom du champ | Description | Types de données | Longueur | Décimales | Contenu du champ |
| 1 | Date | Date | Date | 10 | - | Obligatoire |
| 2 | Pièce | N° de pièce | Caractère | 10 | - | Facultatif |
| 3 | Libellé | Libellé | Caractère | 100 | - | Obligatoire
Si l'import concerne une écriture prédéfinie, vous pouvez y mettre son code (description courte). Les éléments repris sont: · Le compte débit · Le compte crédit · Le montant |
| 4 | Cpt_debit | Compte débit | Caractère | 12 | - | Obligatoire |
| 5 | Cpt_credit | Compte crédit | Caractère | 12 | - | Obligatoire |
| 6 | Montant | Montant | Numérique | 15 | 2 | Obligatoire |
| 7 | Journal | Journal | Caractère | 1 | - | Facultatif, codes admis:
d : Divers s : Salaires a : Achats v : Ventes i : Inventaires m : Amortissements o : Soldes initiaux b : Bouclement x : A extourner |
| 8 | ME_cours | Cours de change | Numérique | 12 | 6 | Obligatoire si écriture en ME |
| 9 | ME_mnt | Montant ME | Numérique | 15 | 2 | Obligatoire si écriture en ME |
| 10 | TVA_taux | Taux de TVA | Numérique | 5 | 2 | Obligatoire si écriture TVA |
| 11 | TVA_mnt | Montant TVA | Numérique | 15 | - | Obligatoire si écriture TVA |
| 12 | TVA_cpt | Compte touché par la TVA | Caractère | 1 | - | Obligatoire si écriture TVA, codes admis:
d : Compte TVA au débit c : Compte TVA au crédit |
| 13 | TVA_typ | Type de TVA | Numérique | 1 | - | Obligatoire si écriture TVA, codes admis : 1 : Pas de TVA 2 : TVA due (A Payer) 3 : Impôt préalable 4 : Hors taxe |
| 14 | TVA_meth
| Méthode TVA au brut ou au net | Numérique | 1 | - | Obligatoire si écriture TVA, codes admis : 1 : Brut 2 : Net |
| 15 | TVA_soum | Part soumis TVA en % | Numérique | 6,2 | - | Facultatif, si cette valeur est omise, WinBIZ utilise automatiquement 100% de par soumise à la TVA |
| 16 | Ecr_monnai | Code monnaie étrangère | Numérique | 4 | - | Cette colonne est ignorée lors de l'importation.
Remarque: La monnaie de l'écriture est définie en fonctions des monnaies des comptes utilisés dans l'écriture. |
| 17 | Ecr_monqte | Quantité de monnaie étrangère côtée | Numérique | 6 | - | Valeur 0 si écriture en monnaie locale seulement. |
| 18 | Comment | Caractère | 80 | - | Cette colonne est ignorée lors de l'importation | |
| 19 | Ecr_ana | Écriture analytique | Caractère | 20 | - | Numéro du compte analytique, pas de schéma de répartition |
| 20 | Ecr_vtcode | Code ou Chiffre TVA | Caractère | 20 | Exemple Code TVA : <vt_code=xxx> : code du type de TVA
Exemple Chiffre TVA: <vt_number=xxx> : chiffre TVA |
Remarques générales sur l'importation
- En principe, le fichier à importer doit contenir tous les champs mentionnés ci-dessus, et l'ordre des colonnes est déterminant.
- Si vous importez des écritures sans monnaies étrangères ni TVA, vous pouvez créer un fichier ne contenant que les colonnes 1 à 6 (Montant) ou 1 à 7 (Journal).
- Si vous importez des écritures contenant des monnaies étrangères, créez un fichier contenant toutes les colonnes, de 1 à 9 (Montant ME) ainsi que les colonnes 16 et 17.
- Si vous importez des écritures TVA, créez un fichier contenant toutes les colonnes, de 1 à 15 (TVA Part soumise). Si vous importez des écritures TVA sans monnaies étrangères, vous devez également inclure les colonnes des monnaies étrangères, même si elles ne contiennent aucune valeur.
- Les champs facultatifs doivent être présents, mais ils peuvent être vides.
- Le nom des champs (titres des colonnes) ne détermine pas obligatoirement le contenu. Si vous importez des fichiers dBase (DBF), le nom du champ ne peut pas dépasser 10 caractères, ne doit pas contenir des lettres accentuées, et ne doit pas contenir d'espaces. Exemple: au lieu de "TVA Méthode", utilisez TVA_meth.
- Certaines applications peuvent générer la valeur NULL. Ce type de valeur n'est pas toujours supporté lors de l'importation. Le seul moyen de savoir si le fichier créé par votre application est utilisable est de le tester. Dans la norme, un champ vide contient donc une chaîne de caractères vide, un champ numérique contient le chiffre zéro, etc.
- Afin d'éviter des doublons, les écritures sont automatiquement numérotées lors de l'importation.