Création des règles et attribution aux documents commerciaux existants
Winbiz analyse les fichiers CAMT et vérifie s’il existe des documents dans le dossier comptable liés à leur contenu.
Si des documents sont liés, Winbiz les traite selon les règles définies par défaut.
Pour les documents déjà réglés ou pour les lignes n’ayant pas de document reconnu, Winbiz propose deux options :
1. Créer une règle.
2. Attribuer le paiement à un autre document existant.
Pour toutes les lignes non reliées à un document dans le dossier comptable, Winbiz offre la possibilité de créer des règles afin d’automatiser l’enregistrement des écritures en comptabilité générale.
1. Création ou modification d'un règle
Les fichiers CAMT contiennent des informations standardisées (code et type de transaction, débit/crédit, nom, communication, montant, date, journal, etc.). Lors de leur lecture, Winbiz récupère automatiquement ces données pour préremplir le formulaire de création de règle, en fonction des informations transmises par votre institut financier.
Vous pouvez ensuite :
créer une nouvelle règle adaptée à votre situation, ou
modifier la règle proposée par défaut.
Les règles peuvent être définies selon différents critères :
Mot-clé dans le nom
Mot-clé dans la libellé
Plage de montants (fixe ou variable)
Journal
Compte de contrepartie en comptabilité générale
Une fois la règle définie, un aperçu de la réservation s'affiche à droite de l'écran pour vérification.
Une fois sauvegardée, la règle sera appliquée automatiquement à toutes les lignes similaires.
2. Attribuer un paiement manuellement à un autre document existant
Si Winbiz n’a pas pu réconcilier un paiement débiteur avec une facture, vous pouvez attribuer ce paiement manuellement à une autre facture.
- Ouvrez l’onglet "Attribuer à un autre document".
- Recherchez la facture que vous souhaitez réconcilier à ce paiement en utilisant le numéro de document ou l’adresse.
- Sélectionnez-la, puis cliquez sur « Attribuer ».
Le paiement sera alors réconcilié avec la facture choisie.
Une fois le traitement du fichier réalisé, les lignes validées sont sélectionnées automatiquement et peuvent être enregistrées.
Si vous ne désirez pas enregistrer certaines lignes, il faudra les désélectionner. En enregistrant la sélection, les écritures seront générées en comptabilité générale et les réconciliations avec les documents seront créés. Dans le cas où vous ne traitez pas toutes les lignes du fichier, celui-ci reste dans la liste des fichiers à traiter.
Une fois toutes les lignes du fichier traitées, Winbiz vous proposera d’archiver le fichier.