Comment paramétrer et créer des lettres types ?
Les lettres types sont des modèles de documents créés avec le traitement de texte Microsoft Word ou le traitement de texte de Open Office (par exemple : lettre de correspondance, fax, etc.). Ces modèles de documents sont liés avec les informations des adresses de Winbiz. Ainsi, dès la création d'un document à partir d'un de ces modèles, les coordonnées ou autres informations de l'adresse sont automatiquement insérées dans le document généré.
Définir le traitement de texte par défaut
- Allez au menu Outils, Options.
- Ouvrez l'onglet « Interface ».
- Sélectionnez la suite bureautique installée sur votre ordinateur.
- Cliquez sur le bouton « OK ».
Créer un modèle de lettre type
- Au menu Adresses, Adresses.
- Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une adresse.
- Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur » Lettres types «.
- Dans la fenêtre Lettres types, cliquez sur le bouton « Nouveau ».
- Entrez le nom du modèle et cliquez sur le bouton « OK ».
- Le traitement de texte s'ouvre avec un document vide et une fenêtre flottante Variables de publipostage. Dans un premier temps, tapez le texte fixe dans le document.
- Pour insérer les coordonnées de la personne, cliquez glissez les champs de la fenêtre Variables de publipostage à l'emplacement souhaité dans le document.
Remarque
Si la fenêtre Variables de publipostage n'est pas affichée. Dans Winbiz, cliquez sur le bouton Variables de la fenêtre de la fenêtre Lettre Type.
- Une fois le document terminé (texte fixe et insertion des variables de publipostage), enregistrez le document dans votre traitement de texte et quittez le logiciel de traitement de texte.
- Fermez également la fenêtre Variables de publipostage.
- Le modèle de document a été créé et s'affiche dans la fenêtre Lettres types. Ce modèle peut être utilisé pour générer des documents à partir de n'importe quelle adresse.
Créer un document à partir d'une lettre type
- Allez au menu Adresses, Adresses.
- Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une adresse.
- Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur « Lettres types ».
- Dans la fenêtre Lettres types, sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton « Créer ».
- Un document est généré avec les informations de l'adresse sélectionnée. Ce document pourra être ouvert dans votre traitement de texte.
Astuce
Le document créé est automatiquement enregistré dans le dossier de l'adresse sélectionnée.