Comment dois-je paramétrer le complément Echange de document ?
Vous pouvez réaliser des échange de documents dans le but de saisir des documents commerciaux sur site (commerciaux, techniciens) et de pouvoir les transmettre au bureau (succursale) par exportation et importation ou par transmission via internet (Protocol FTP).
Remarque
Lorsque vous activez le complément « Échange de documents », vos adresses doivent obligatoirement être munies d'un code adresse. Si ce n'est pas le cas, veuillez suivre la procédure « Modification globales dans les adresses ».
Particularité: Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans Winbiz Enterprise Basic.
Comment activer le complément d'échange de document ?
- Au menu Outils, Configuration
- Cliquez sur le bouton « Options »
- Sélectionnez l'option « Compléments »
- Dans la liste déroulante « Complément », sélectionnez « Échange de documents »
- Cochez l'option « Actif »
| Options | Descriptions |
|---|---|
| Exportation des documents | |
| Mode de transfert |
Emplacement sur le disque :
|
|
Dossier FTP : Tout Serveur FTP opérationnel |
|
| Importation des données | |
| Mode de transfert |
Emplacement sur le disque :
|
|
Dossier FTP : Tout Serveur FTP opérationnel |
|
Remarque
Vous avez la possibilité de sélectionnez plusieurs types de documents pour l'importation/exportation.
Exemple de configuration
| Succursale | Commercial | Nom du dossier |
|---|---|---|
| Export de la base de données | Import de la base de données | export_de_succursale |
| Import des documents commerciaux | Export des documents commerciaux | Import_vers_succursale |
Sauvegarde et restauration partielle des échanges de document
Cette fonctionnalité permet aux succursales d'effectuer une sauvegarde partielle contenant les adresses et les documents afin de permettre aux commerciaux de restaurer les données sur leur outils de travail. Cette sauvegarde comprend la liste des adresses, la liste des articles, ainsi que toutes les fonctionnalités liées à ces éléments.
Sauvegarder des données par la succursale
- Ouvrir le dossier et l'exercice à sauvegarder
- Au menu Fichier, Sauvegarde, restauration
- Ouvrez l'onglet Sauvegarder
- Dans la liste déroulante « Type de sauvegarde », sélectionnez l'option « Sauvegarde partielle »
Remarque
La sauvegarde est stockée en fonction des paramètres d'importation et d'exportation définis lors de l'activation du complément.
Restauration des données par les agents
- Au menu Fichier, Sauvegarde, restauration
- Ouvrez l'onglet Restaurer
Remarque
La destination Restaurer une sauvegarde partielle viendra automatiquement si une sauvegarde est présente. WinBIZ détecte la sauvegarde effectuée par la succursale sur le dossier FTP ou sur l'emplacement du disque.
- Cliquez sur le bouton « Démarrer »
Remarque
Il est important de réaliser l'export des documents avant de faire la restauration. Lorsque vous réalisez l'importation tous les documents existent sont effacés.
Exporter des documents depuis l'option d'échange de document
Les commerciaux ont la possibilité d'exporter des documents commerciaux réalisés afin de les transmettre aux succursales qui pourront ensuite les réimporter dans Winbiz. Pour pouvoir exporter les documents commerciaux, il est nécessaire qu'ils soient cochés dans les options.
Exporter un document commercial (exemple: offres et devis)
- Allez au menu Ventes - Offres
- Créez votre/vos offre(s)
- Cliquez sur le bouton « Imprimer »
- Sélectionnez le(s) document(s) à exporter
- Cliquez sur le bouton «Echange de documents »
- Une fenêtre de « Rapport » vous indique si le l'exportation de Winbiz à réussie ou échouée
Les documents sont exporter au format .wdx de manière à pouvoir être réimporter dans Winbiz il est important que ce format ne soit pas modifié.
Remarque
Winbiz exporte une seule fois un même document, si vous avez des modifications à apporter sur une fiche de travail déjà exporté, il faudra créer un nouveau document
Importer des documents depuis l'option d'échange de document
La succursale a la possibilité d'importer dans Winbiz les documents commerciaux réalisés par les commerciaux.
Importer un document commercial dans Winbiz (exemple: offres et devis)
- Allez au menu Ventes - Offres
- Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton « Nouveau »
- Sélectionnez l'option « Importer depuis l'Echange de documents »
- Une fenêtre de « Rapport » vous indique si le l'importation dans Winbiz à réussie ou échouée
