Comment fonctionne la solution d'archivage AIRS avec Winbiz ?

AIRS est un logiciel de gestion électronique de document en ligne. Les documents archivés dans AIRS peuvent être importés dans Winbiz. Aucune saisie manuelle n'est nécessaire.

Activer le système d'archivage

  1. Au menu Outils, Configuration
  2. Cliquez sur le bouton « Options »
  3. Sélectionnez l'option « Archivage »
  4. Dans la liste déroulante « Système d'archivage », sélectionnez « AIRS »
    airs1.jpg
  5. Entrez les paramètres de connexion: 
    Option Description
    URL Entrez l'adresse d'accès à la plateforme AIRS. Par exemple: http://mon_domaine.com/mon_application_airs/
    Identifiant de l'organisation Entrez l'identifiant de votre organisation sur AIRS. Cette information est fournie par votre fournisseur AIRS.
    Type d'utilisateur : Il existe deux types de connexion via Winbiz sur AIRS
    Utilisateur global 1 Choisissez cette option si vous avez un seul utilisateur dans Winbiz. Tous les utilisateurs auront le même mot de passe et le même nom d'utilisateur.
    Utilisateur personnel 2 Choisissez cette option si vous avez plusieurs utilisateurs dans Winbiz. Chaque utilisateur devra entrer personnellement son nom d'utilisateur et son mot de passe.
    Utilisateur Entrez le nom d'utilisateur AIRS
    Mot de passe Entrez le mot de passe AIRS
  6. Cliquez sur le bouton « OK »

Configuration des dossiers d'importation

  1. Au menu Outils, Configuration
  2. Cliquez sur le bouton « Options »
  3. Sélectionnez l'option « Archivage »
  4. Dans la zone « Documents », entrez les emplacements pour les différents dossiers:
    Option Description
    Dossier d'Échange de documents Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionnez le dossier d'importation des documents.
    Dossier automatique Entrez le nom du dossier contenant les fichiers à importer automatiquement. Le dossier doit se trouver dans le dossier défini dans Dossier d'échange de documents.
    Dossier manuel Entrez le nom du dossier contenant les fichiers à importer manuellement dans Winbiz. Le dossier doit se trouver dans le dossier défini dans Dossier d'échange de documents.
    Dossier succès Entrez le nom du dossier dans lequel les logs de réussite d'importation seront enregistrés. Ce sous-dossier se trouve dans le Dossier automatique et dans le Dossier Manuel.
    Dossier erreurs Entrez le nom du dossier dans lequel les logs d'échec d'importation seront enregistrés. Ce sous-dossier se trouve dans le Dossier automatique et dans le Dossier Manuel.
  5. Cliquez sur le bouton « OK »

Importation manuelle des documents

Tous les documents commerciaux peuvent être importés manuellement dans Winbiz. La procédure est identique pour chaque type de document.

  1. Au menu « Achats », « Factures de créanciers »
  2. Cliquez sur le bouton « Actions »
  3. Sélectionnez « Importation de documents »
  4. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour définir l'emplacement du fichier à importer.
    Ce dossier doit être identique à celui défini dans le champ « Dossiers manuel » des options.
    airs2.jpg
  5. Sélectionnez le fichier à importer

  6. Cliquez sur le bouton « OK » pour démarrer l'importation.

Attention

Uniquement les fichiers avec l'extension *.wdx sont importables manuellement.

Importation automatique des documents

Pour l'importation automatique des documents, une tâche planifiée dans Windows doit être crée (Menu Démarrer, Tous les programmes, Accessoires, Outils systèmes).

  1. Dans le planificateur de tâche, cliquez sur Créer une tâche.
  2. Dans la tâche planifiée, entrez le nom de la tâche
  3. Ouvrez l'onglet « Actions » et cliquez sur le bouton « Nouveau »
    airs3.jpg
  4. Dans le champ Programme/script, entrez l'emplacement du programme WinBIZ. Par exemple: "C:\Program Files (x86)\La Gestion Electronique SA\WinBIZ 9.0\WinBIZ.exe"
  5. Dans le champ Ajouter des arguments, vous pouvez insérer les éléments suivants:
    • config={winbiz.ini}. Facultatif, le chemin et le nom du fichier winbiz.ini utilisé pour la configuration de Winbiz
    • dbfolder={path wb db}. Chemin du dossier contenant les bases de données de Winbiz
    • company={company number}. Numéro de dossier que vous trouvez dans les propriétés du dossier
    • year={exercice}. Exercice dans lequel vous voulez importer automatiquement les documents
    • command=DOCUMENTIMPORTAIRSAUTO(). Commande lançant automatiquement l'importation de document

      Exemple d'arguments : config=C:\WinBIZ\WinBIZ.ini dbfolder=C:\WinBIZ_Data company=25 year=2015 command=DOCUMENTIMPORTAIRSAUTO()
  6. Cliquez sur le bouton « OK »
  7. Dans l'onglet Déclencheurs, choisissez quand la tâche doit être exécutée.
  8. Enregistrez la tâche.

Visualiser un document

Les fichiers PDF originaux peuvent être visualisés après l'importation des documents dans Winbiz. La procédure est identique pour tous les types de documents.

  1. Au menu « Achats », « Factures de créanciers »
  2. Sélectionnez un document
  3. Cliquez sur le bouton « AIRS »

Remarque

Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur Winbiz Cloud

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