Quelles sont les options disponibles dans les documents commerciaux ?
Les options des documents vous permettent de modifier certains paramètres liés à la saisie d'un document, à la numérotation, etc. Vous pouvez également activer certaines fonctionnalités supplémentaires pour les documents commerciaux.
Onglet Saisie de documents
Définissez les options à prendre en compte lors de la saisie d'un document commercial.
| Option | Description |
|---|---|
| Lors de la saisie d'un document | |
| Obliger la saisie du vendeur dans les documents commerciaux de vente | Cochez cette case afin d'obliger la sélection du commercial dans les documents commerciaux de vente. Tant que le commercial n'est pas sélectionné, le document ne peut pas être enregistré. |
| Obliger la saisie du vendeur dans les documents commerciaux d'achat | Cochez cette case afin d'obliger la sélection du commercial dans les documents commerciaux d'achat. Tant que le commercial n'est pas sélectionné, le document ne peut pas être enregistré. |
| Obliger la saisie du projet dans les documents de vente | Cochez cette case afin d'obliger la sélection d'un projet dans vos documents commerciaux de ventes. Tant que le projet n'est pas sélectionné, le document ne peut pas être enregistré. |
| Obliger la saisie du projet dans les documents d'achat | Cochez cette case afin d'obliger la sélection d'un projet dans vos documents commerciaux d'achats. Tant que le projet n'est pas sélectionné, le document ne peut pas être enregistré. |
| Permettre d'arrondir le total des documents commerciaux de vente | Cette option permet de modifier le total des documents commerciaux de vente. La différence est enregistrée sous forme d'escompte. |
| Permettre la saisie de prix négatifs dans les documents |
Par exemple pour une facture: Si la case n'est pas cochée: La quantité sera en négatif, donc le stock du nombre de pièces sera augmenté. Si la case est cochée : La quantité sera en positif, donc le stock du nombre de pièce sera diminué. Si l'article utilisé est un article de type prestation, le stock ne sera bien entendu pas influencé. |
| Lors de la saisie d'une nouvelle ligne | |
| Utiliser la date du jour dans les lignes au lieu de la date du document | Cette option permet d'insérer par défaut la date du jour dans les lignes d'articles du document à la place de la date du document. La date des lignes d'articles est utilisée pour dater les mouvements de stock |
| Sauter la description de l'article | Après avoir entré le nom de l'article lors de la saisie d'une ligne de document, le logiciel se place directement sur le champ Quantité. |
| Ajouter auto. un conditionnement d'une pièce pour articles sans cond. à l'unité | Le prix selon le conditionnement permet de vendre un article conditionné par unité ou par ensemble de plusieurs unités. Si vous entrez le prix pour un ensemble d'unités, sans entrer le prix pour une pièce, cette option permet d'ajouter automatiquement le prix pour une pièce lors de la saisie de l'article. |
| Stock | |
| Afficher une colonne stock global dans la ligne de document | Lors de la saisie d'un document commercial ou d'un mouvement de stock (entrée, sortie et ordre de production), le stock global de l'article à la date de la ligne d'article est affiché. |
| Afficher une colonne stock pour l'entrepôt de la ligne de document | Lors de la saisie d'un document commercial ou d'un mouvement de stock (entrée, sortie et ordre de production), le stock de l'article de l'entrepôt à la date de la ligne d'article est affiché. |
| Les colonnes stock de la ligne de document affichent le stock à la date d'aujourd'hui | Par défaut, la colonne Stock affiche le stock disponible à la date du document, cochez cette option pour que le stock disponible soit affiché à la date du jour. |
| Ne pas enregistrer les reliquats dans les remarques | Par défaut, les reliquats de livraison sont enregistrés dans le champ Remarque de la ligne d'article, cochez cette option si vous ne souhaitez pas enregistrer les reliquats dans les remarques. |
| Ventes au comptant | |
| Proposer automatiquement le montant versé dans les ventes au comptant | Dans les ventes au comptant, le montant encaissé proposé par défaut est de 0 et il est nécessaire de le saisir. Cette option permet d'insérer automatiquement le total de la vente dans le montant encaissé. |
| Ne pas demander l'impression d'un justificatif lors de l'enregistrement d'un pmt par caisse | Lors de la création de paiement avec une méthode de paiement Caisse, un justificatif de caisse peut être imprimé. Cochez cette case si vous ne souhaitez jamais imprimé de justificatif de caisse. |
| Méthode d'arrondi des documents commerciaux | |
| Ventes |
Définissez la méthode d'arrondi que vous souhaitez dans vos documents de ventes:
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| Achats |
Définissez la méthode d'arrondi que vous souhaitez dans vos documents d'achats:
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| Méthode de paiement par défaut (ventes au comptant) | Sélectionnez la méthode de paiement à utiliser par défaut dans les ventes au comptant. |
Onglet Fonctionnalités supplémentaires
Activez des fonctionnalités supplémentaires dans le logiciel. Ces fonctionnalités ne sont pas activées par défaut.
| Option | Description |
|---|---|
| Activer des fonctionnalités supplémentaires | |
| Activer le n° de bon | En activant cette option, lors de la saisie de facture, le logiciel vous permet de saisir un numéro de bulletin dans chaque ligne d'article. Lors de la transformation d'un bulletin de livraison en facture, le numéro du bulletin est automatiquement récupéré dans l'article de la facture |
| Activer la gestion des n° de série | Consultez la page Gérer les numéros de série |
| Imprimer les numéros de série sur les documents | Consultez la page Gérer les numéros de série |
| Activer la grille de calcul de la quantité | Consultez la page Grille des quantités |
| Activer les entrepôts | Consultez la page Entrepôts |
| Activer les dates de péremption | Activez cette option pour saisir la date de péremption lors de l'ajout d'une ligne d'article dans un document commercial (onglet Logistique de la ligne d'article du document). Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer un état du stock par date de péremption : menu Stock, Etats, Document Etat du stock par date de péremption. |
| Activer le poids brut | Activez cette option pour saisir le poids lors de l'ajout d'une ligne d'article dans un document commercial (onglet Article de la ligne d'article du document). |
| Afficher le poids de l'article dans certains documents commerciaux | Cette option permet d'afficher le poids total des articles à la fin du document. Le poids de l'article est défini dans l'onglet Logistique de la fiche d'article. Vous pourrez ainsi calculer le prix des frais d'emballage et d'expédition. |
| Activer les n° d'affaires | Activez cette option pour saisir les numéros d'affaires lors de l'ajout d'une ligne d'article dans un document commercial d'achat ou de vente (onglet Divers de la ligne d'article du document). Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer le rendement par affaire : menu Ventes, Etats, Rendement par affaire. |
| Activer la division de documents | Consultez la page Division de documents. |
| Afficher le délai de livraison dans tous les documents | Permet de saisir une date de livraison dans tous les documents commerciaux de ventes et d'achats. |
| Activer la gestion des tournées | Consultez la page Gestion des tournées. |
| Saisie des paiements débiteurs | |
| Permettre la sélection d'autres documents | Cette option affiche dans la saisie des paiements débiteurs un bouton supplémentaire appelé « Documents ». Il permet d'attribuer le paiement reçu à une adresse différente de celle du paiement. Il est conseillé d'utiliser cette option uniquement dans des cas spéciaux car celle-ci influence le résultat des relevés de compte. |
Onglet Numérotation
Par défaut, la numérotation des documents commerciaux commence par 1. Vous pouvez changer cette numérotation et indiquez pour chaque type de document son prochain numéro. Lors de la prochaine création de document, ce numéro sera automatiquement repris.
Onglet Prix
Cet onglet vous permet de modifier certaines options concernant les prix dans les documents commerciaux.
| Option | Description |
|---|---|
| Calcul du prix | |
| Ne pas recalculer le prix si la quantité change | Lorsque vous modifiez la quantité d'un article dans un document, le prix défini dans l'article est automatiquement repris dans le document. |
| Ne pas utiliser la table de prix n°1 si le prix est à zéro | Lors de l'enregistrement d'une réception de marchandises, vous avez la possibilité de mettre à jour automatiquement le prix d'achat de l'article réceptionné. |
| Après l'enregistrement d'une réception de marchandise | |
| Ne pas recalculer le prix de l'article | Le prix défini dans la réception de marchandise ne sera pas repris dans l'article. |
| Proposer de recalculer les prix de l'article | Le prix défini dans la réception de marchandise peut être repris dans l'article. Un message de confirmation sera affiché |
| Recalculer automatiquement les prix des articles | Le prix défini dans la réception de marchandises sera automatiquement repris dans l'article |
| États | |
| Décimales à utiliser pour les totaux des lignes de documents | Permet de sélectionner le nombre de décimale à imprimer pour les totaux des documents commerciaux |
Onglet Objets
Les objets sont des informations liées à chaque adresse. Par exemple, il peut s'agir d'un chantier, d'une adresse d'intervention, d'un véhicule, d'un animal, etc. Vous pouvez entrer les objets lors de la saisie de l'adresse. Certaines informations de l'objet peuvent ensuite être affichées sur les documents commerciaux de ventes (offres, bulletins de livraison, factures, etc.). Pour plus d'informations, consultez la page Objets.
Onglet Divers
Cet onglet vous permet de modifier certaines options liées à l'utilisation du logiciel.
| Option | Description |
|---|---|
| Documents à récupérer lors de la création d'un document commercial | Consultez la page Récupération de documents |
| Validité des offres | Indiquez le nombre de jour de validité d'une offre. Cette information sera reprise automatiquement dans le champ Date de validité d'une offre. |
| Activer la possibilité de réinitialiser l'ensemble des documents commerciaux | Cette option permet de supprimer définitivement tous les documents saisis. Notez que cette opération est irréversible. |
Onglet Format
Cet onglet vous permet de sélectionner le format d'impression de l'adresse sur les documents commerciaux de ventes et d'achats.
Particularité: L'onglet "Fonctionnalités supp." n'est pas disponible dans Winbiz Enterprise Basic.