Comment annoncer les entrées et sorties de personnel (EMA) ?

Au lieu d'une annonce globale à l'AVS, les entrées et les sorties peuvent à tout moment être communiquées à la caisse de compensation de manière individuelle.

Annonce d'entrée et sortie (EMA)

  1. Au menu Salaires, Swissdec
  2. Cliquez sur Transmission
  3. Sélectionnez Annonce d'entrée et sortie (EMA)
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  4. Définissez les options d'envoi:
    Champ Description
    Vérifier les données salariales Cette option vérifiera automatiquement vos données lors du transfert.
    Substituer un décompte Cette option vous permet de corriger les décomptes erronés qui ont été transmis aux différentes caisses. Les décomptes transmis seront remplacés par les décomptes corrigés. Vous pouvez sélectionner le décompte à substituer dans la liste déroulante.
    Générer un fichier test Cette option vous permet d'envoyer le fichier à l'institution avec une inscription "test". L'institution prendra en compte votre fichier, mais attendra le fichier définitif.
  5. Vous pouvez exécuter une vérification de la caisse sélectionnée à l'aide du bouton Vérifier ou alors exécuter une vérification complète de toutes vos caisses à l'aide du bouton piv2.bmp
  6. Cliquez sur le bouton Démarrer
  7. Le formulaire Configuration du traitement du décompte s’affiche. Sélectionnez les institutions à traiter:
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    Champ Description
    Traitement Institutions à inclure dans le fichier de transmission.
    Destinataire Institutions pour lesquelles le décompte est transmis automatiquement. Les décomptes non distribués automatiquement devront être transmis manuellement. Pour plus d'informations, consultez Transmission manuelle des décomptes.
    Domaine Type d'institution.
    Institution Organisme destinataire de données salariales.
    Numéro de contrat ou de police auprès de l’institution.
    Information Donne l'état de la transmission
  8. Cliquez sur OK pour démarrer la transmission du décompte
  9. Lors de la première transmission, un message vous demande si vous souhaitez installer le certificat swissdec. Ce certificat permettra de signer numériquement les données, afin d'en vérifier la provenance. Cliquez sur Oui
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  10. La zone Tâche vous informe de l'avancement de la transmission:
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Valider la transmission des décomptes

  1. Une fois le transfert terminé, le formulaire Swissdec – Résultats s’ouvre automatiquement.
  2. Pour des raisons de sécurité, la transmission des données doit être validée par l’utilisateur dans un délai de 24 heures. Passé ce délai, les décomptes devront être transmis à nouveau.
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  3. La colonne Statut de l'institution vous indique si le décompte a été transmis avec succès ou non.

    Les statuts possibles sont les suivants:

    Statut Description
    Succès Le décompte a été validé avec succès.
    Ignoré Le décompte a été ignoré. Il doit être transmis manuellement à l’institution.
    En traitement La validation du décompte est en cours de traitement.
    En attente La validation du décompte a été reportée.
    Erreur  Le décompte est erroné.
  • Si le champ Statut affiche En traitement, En attente ou Erreur, vous obtiendrez des informations complémentaires en cliquant sur le champ "Afficher".
  • Si le champ Statut affiche Succès vous pouvez Autoriser le transfert vers swissdec en cliquant sur "Autoriser" dans la colonne transfert.

Autoriser le transfert des décomptes aux institutions

Une fois l'envoi du décompte vérifié, il est nécessaire de valider le décompte pour chaque institution. Cette validation doit être faite dans un délai de 1 heure après la validation de la transmission.

  1. Cliquez sur Autoriser avant de procéder à la libération des données (cette opération n'est valide uniquement si la Date d'expiration n'est pas dépassée)
  2. Une page Internet s’ouvre automatiquement et vous permet de valider le décompte auprès de l’institution (la procédure de validation est propre à chaque caisse).
  3. Procédez de la même manière pour les différentes institutions à traiter.
  4. La colonne Statut résultat vous informe où en est la transmission de vos décomptes.

    Les statuts possibles sont les suivants:

    Statut Description
    Succès Le décompte a été transmis, validé et traité avec succès par votre caisse.
    Non supporté La caisse n'est pas encore capable de confirmer que le décompte à bien été  traité (il faudra appeler votre caisse pour avoir une confirmation de la réception du décompte).
    Attente transfert Le transfert n'a pas été correctement effectué.
    En traitement Le décompte a bien été libéré, il est en traitement à votre caisse.
    Erreur/Échec Cliquer sur Obtenir dans la colonne résultat et consulter le message d'erreur.
  5. Cliquez sur le bouton Fermer
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