Comment créer des lettres types dans les salariés ?
Les lettres types sont des modèles de documents créés avec le traitement de texte Microsoft Word ou le traitement de texte de Open Office (par exemple : lettre de correspondance, contrat, etc.). Ces modèles de documents sont liés avec les informations des salariés de Winbiz. Ainsi, dès la création d'un document à partir d'un de ces modèles, les coordonnées ou autres informations de l'adresse sont automatiquement insérées dans le document généré.
Définir le traitement de texte par défaut
- Au menu Outils, Options
- Ouvrez l'onglet Interface
- Sélectionnez la suite bureautique installée sur votre ordinateur
- Cliquez sur OK
Créer un modèle de lettre type
- Au menu Salaires, Salariés
- Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un salarié
- Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Lettres types
- Dans la fenêtre Lettres types, cliquez sur Nouveau
- Entrez le nom du modèle et cliquez sur OK
- Le traitement de texte s'ouvre avec un document vide et une fenêtre flottante Variables de publipostage. Dans un premier temps, tapez le texte fixe dans le document.
- Vous pourrez ensuite insérer les champs repris pour chaque salarié, cliquez sur le champ souhaité dans la fenêtre flottante "Variables de publipostage" (par exemple: Salaries, Nom), glissez le sur votre document à l'endroit que vous désirez.
Si la fenêtre Variables de publipostage n'est pas ou plus affichée. Dans Winbiz, cliquez sur le bouton
de la fenêtre Lettre Type. -
Une fois le document terminé (texte fixe et insertion des variables de publipostage), enregistrez le document dans votre traitement de texte et quittez le logiciel de traitement de texte.
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Fermez également la fenêtre Variables de publipostage.
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Le modèle de document a été créé et s'affiche dans la fenêtre Lettres types. Ce modèle peut être utilisé pour générer des documents à partir de n'importe quel salarié.
Créer un document à partir d'une lettre type
- Au menu Salaires, Salariés
- Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un salarié
- Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Lettres types
- Dans la fenêtre Lettres types, sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton
- Un document est généré avec les informations du salarié sélectionné. Ce document pourra être ouvert dans votre traitement de texte
Retrouver le document généré
Le document créé est automatiquement enregistré dans le dossier du salarié sélectionné
- Dans WinBIZ, au menu Salaires, Salariés
- Sélectionnez le salarié et cliquez sur le bouton
Particularité: Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans Winbiz Enterprise Basic.