Que trouve-t'on dans l'onglet "Document" d'un document de vente ?

Cet onglet est la partie principale de votre document. C'est l'emplacement où vous saisissez l'ensemble des données telles que les adresses, les références, les conditions, les articles, etc.

Options Descriptions
Numéro Chaque document est référencé par un numéro unique, de dix chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numérotés à partir du plus grand numéro enregistré. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numéro 1000, tapez simplement ce numéro. Le prochain document portera le numéro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numéro est déjà existant
Date Indiquez la date du document. Par défaut, la date du jour est proposée. La date du document doit être comprise entre la date de début et de fin de cet exercice comptable. Si vous changez la date ultérieurement, le message ci-dessous s'affiche, cliquez sur « Oui » pour modifier automatiquement les dates des lignes d'articles du document.
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Adresse Vous devez entrer le nom de votre client. Tapez son nom ou son code dans la zone adresse. Lors de l’insertion d’une adresse, ne saisissez pas 2 informations (par exemple, le nom et le prénom), car dans ce cas aucune adresse ne sera trouvée.

Pour sélectionner l'adresse d'un contact:

  1. Cliquez sur le bouton Action
  2. Sélectionnez Contacts
  3. Choisissez le contact à utiliser dans le document
  4. Renseignez ensuite la facture à l'aide des options suivantes:
Options Descriptions
Notre référence / Votre référence Entrez un texte de longueur libre comme la référence de la commande de votre client, le chantier ou le véhicule que concerne ce document. Vous pouvez enregistrer et sélectionner des textes de référence en faisant un clic droit de la souris puis en sélectionnant Textes standards.
Conditions Lorsque vous sélectionnez l'adresse du client, la condition de paiement définie dans son adresse est automatiquement récupérée. Si vous souhaitez accorder à votre client des conditions de paiement différentes pour ce document, vous pouvez en sélectionner une autre dans la liste déroulante.
Expédition Les moyens d'expédition permettent de définir dans un document par quel moyen la marchandise a été livrée chez le client (par poste, livraison chez le client, etc.). Lors de la sélection de l'adresse de votre client, le moyen d'expédition de l’adresse est automatiquement récupéré. Si vous souhaitez utiliser un autre moyen d'expédition pour ce document, vous pouvez en choisir un dans la liste déroulante.
Catégorie Les catégories permettent de classer les documents. Par exemple, vous pouvez classer vos ventes dans les catégories Ventes téléphoniques, Ventes de telle exposition, Ventes liées à un chantier, etc. Il vous sera également possible d’imprimer des statistiques de ventes par catégorie au menu Ventes, États.
Commercial Vous pouvez indiquer le nom du commercial ou du représentant qui a réalisé ce document. Lorsque vous sélectionnez l'adresse de votre client, le commercial s'occupant habituellement de ce client est automatiquement récupéré. Si le commercial qui a réalisé la vente n'est pas le commercial s'occupant habituellement de ce client, vous pouvez en choisir un autre pour ce document. Ce nouveau commercial est associé uniquement à cette vente et ne changera le commercial habituel de ce client. Si votre nom n'apparaît pas dans la liste, consultez Comment créer un commercial ?
Objet En supplément à la rubrique Référence, vous pouvez indiquer un objet associé à ce document. Un objet peut être, par exemple, un chantier, une adresse de lieu d'intervention, un véhicule, un animal, etc. Les objets que vous définissez sont toujours associés à une adresse et sont mémorisés avec cette adresse. Pour consulter les objets de l'adresse ou en créer un nouveau, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la liste déroulante Objet et sélectionnez la commande Accéder à la liste des objets. Pour plus d'informations sur les objets,  consultez Objets.
Classification Permet de classer les documents commerciaux. Des couleurs peuvent être associées aux classifications afin de les identifier plus facilement. Pour plus d'informations, consultez Classification.
Article Ajoute un nouvel article dans le document.
Liste Ce bouton vous permet de reprendre les articles d'un ancien document commercial. La fenêtre Liste de commande s'affiche et vous pouvez sélectionner les articles à insérer dans le document en cours. La liste déroulante Objet vous permet d'afficher uniquement les documents associés à l'objet sélectionné. L'onglet « Options » vous permet de sélectionner le type et le nombre de document à afficher. Cette information est mémorisée pour les prochaines opérations.
Texte Permet d'ajouter un texte dans le document. Les textes du document sont de longueur illimitée et n'ont pas d'implication comptable. Il est possible d'ajouter un montant dans un texte, à titre d'information, mais ce montant n'est pas pris en considération dans le total du document.
Total Cette ligne vous permet de faire le total d'un document sans tenir compte d'éventuels sous-totaux. Dans l'onglet « Description », vous pouvez y insérer un texte qui s'affichera sur votre facture et que vous pouvez modifier en tout temps dans le champ « Texte ». Si vous cochez la case « N'imprimer que le montant total de ce bloc », les montants des articles au-dessus de ce total ne s'imprimeront pas, seul le total apparaîtra sur votre facture. À l'onglet « Total », vous pouvez choisir à quelle ligne le total apparaîtra dans le document. Une information concernant le montant total de votre facture s'affichera mais ne pourra être modifiée. Vous avez également la possibilité de créer une remise sur le bloque que concerne ce total.
Sous-total Insère une ligne de sous-total. Cette ligne contient une description que vous pouvez changer et un montant correspondant à la somme de toutes les lignes d'articles précédentes jusqu'à la dernière ligne de sous-total éventuel. Le montant n'est pas modifiable et est automatiquement calculé. Si vous déplacez la ligne, le montant du sous-total est recalculé. Si vous cochez l'option « N'imprimer que le montant total de ce bloc » dans la boîte de dialogue, lors de l'impression de ce document, aucun montant n'apparaîtra en face des articles totalisés dans cette ligne et seul le montant total du bloc sera imprimé. Cette option peut être utile si vous facturez plusieurs articles et vous ne souhaitez pas que votre client connaisse le prix détaillé.
Réduction  Permet d'insérer des lignes de réductions dans le document. Pour plus d'informations, consultez Comment créer une ligne de réduction ?
Titre Insère une ligne de titre en gras. Si vous devez aligner certains éléments d'un titre, vous pouvez utiliser les tabulations.
Page Insère un saut de page. Les lignes enregistrées après le saut de page seront affichées sur la page suivante du document.
Ligne Insère une ligne horizontale de séparation.
Ouvrir Ouvre la ligne sélectionnée. Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’article.
Supprimer Supprime la ligne sélectionnée dans le document.
Dupliquer Duplique la ligne sélectionnée.
Déplacer Déplace la ligne sélectionnée vers le haut ou vers le bas.
Message Permet d'ajouter un message au bas des documents (par exemple, formule de salutations, messages de vœux, etc.). Lorsque vous créez un nouveau document, le message que vous sélectionnez est mémorisé et est automatiquement proposé lors du prochain document que vous créez.

Récapitulatif

Si vous avez inséré plusieurs lignes de titres et sous-totaux, vous avez la possibilité de générer automatiquement un récapitulatif  à la fin du document :

  1. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une ligne du document
  2. Sélectionnez Récapitulatif
  3. Cliquez sur Ajouter

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