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Comment créer des documents périodiques ?

Les modèles de documents périodiques permettent de générer des documents commerciaux de ventes à intervalles réguliers (toutes les semaines, tous les mois, toutes les années, etc.). Par exemple, si vous exploitez une société de location d'appartements ou un club de sport, il sera possible de générer mensuellement les factures de loyer ou d'abonnement.

Créer un document périodique

  1. Au menu Ventes, sélectionnez un type de document (par exemple, Factures)
  2. Cliquez sur la flèche à droite du bouton « Nouveau »
  3. Sélectionnez l'option « Nouveau document périodique »
  4. Renseignez votre document comme un document usuel
  5. Avant d'enregistrer, cliquez sur le bouton « Périodicité » et entrez les paramètres d'exécution du document périodique

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Options Description
A partir du  Entrez la date à partir de laquelle Winbiz va calculer la périodicité
Pas de date de fin Si cette case est activée, elle empêche de saisir une date d'échéance au périodique
Validité Indiquez la date d'échéance du document. Une fois cette date atteinte vous n'aurez plus la possibilité de le générer en facture
Validité minimale Permet d'empêcher d'arrêter un périodique avant une date donnée
Exécuter chaque Définissez le délai entre chaque exécution
Jour de la semaine d'exécution Si le délai entre chaque exécution est défini en semaine(s), vous pouvez sélectionner dans cette liste le jour d'exécution
Le X du mois de X Si le délai entre chaque exécution est défini en année(s), vous pouvez sélectionner dans cette liste le mois d'exécution.
Lors de jours fériés Si cette case est cochée et que le jour d'exécution est un jour férié (comme le dimanche), Winbiz créera le document le jour ouvrable précédent le jour férié.
Exécution précédente Affiche la date de la dernière exécution. Vous pouvez la modifier si vous souhaitez générer à nouveau un document pour une période.
Prochaine exécution Date de la prochaine exécution. Ce champ est rempli automatiquement.

Générer les documents périodiques

  1. Allez au menu Ventes
  2. Sélectionnez le type de documents que vous voulez générer (Factures, Bulletins de livraisons, etc.)
  3. Cliquez sur la flèche à droite du bouton « Nouveau »
  4. Sélectionnez « Générer les documents périodiques »

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Options Description
Sélectionnez les documents à créer jusqu'au Affiche les documents à générer en fonction de la date saisie
Date des documents Permet de définir la date des documents générés. Il est possible de choisir entre la date d'échéance et une date entrée manuellement
Prochaines exécution Permet de choisir la date de prochaine exécution à enregistrer. Il est possible de choisir entre la date d'échéance du document ou la date définie manuellement
Types de document à afficher La liste déroulante vous permet de filtrer les documents à générer par type
Classifications à afficher La liste déroulante vous permet de filtrer vos documents par les classifications que vous avez défini dans vos documents.

Modifier un document périodique

  1. Au menu Ventes, sélectionnez un type de document (par exemple, Factures)
  2. Cliquez sur le bouton « Actions »
  3. Sélectionnez l'option « Factures débiteurs périodiques...»
  4. Ouvrez le document souhaité
  5. Faites les modifications nécessaires, puis enregistrez le document

Particularité: Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans Winbiz Enterprise Basic.

 

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