Comment créer des documents périodiques ?
Les modèles de documents périodiques permettent de générer des documents commerciaux de ventes à intervalles réguliers (toutes les semaines, tous les mois, toutes les années, etc.). Par exemple, si vous exploitez une société de location d'appartements ou un club de sport, il sera possible de générer mensuellement les factures de loyer ou d'abonnement.
Créer un document périodique
- Au menu Ventes, sélectionnez un type de document (par exemple, Factures)
- Cliquez sur la flèche à droite du bouton « Nouveau »
- Sélectionnez l'option « Nouveau document périodique »
- Renseignez votre document comme un document usuel
- Avant d'enregistrer, cliquez sur le bouton « Périodicité » et entrez les paramètres d'exécution du document périodique
| Options | Description |
|---|---|
| A partir du | Entrez la date à partir de laquelle Winbiz va calculer la périodicité |
| Pas de date de fin | Si cette case est activée, elle empêche de saisir une date d'échéance au périodique |
| Validité | Indiquez la date d'échéance du document. Une fois cette date atteinte vous n'aurez plus la possibilité de le générer en facture |
| Validité minimale | Permet d'empêcher d'arrêter un périodique avant une date donnée |
| Exécuter chaque | Définissez le délai entre chaque exécution |
| Jour de la semaine d'exécution | Si le délai entre chaque exécution est défini en semaine(s), vous pouvez sélectionner dans cette liste le jour d'exécution |
| Le X du mois de X | Si le délai entre chaque exécution est défini en année(s), vous pouvez sélectionner dans cette liste le mois d'exécution. |
| Lors de jours fériés | Si cette case est cochée et que le jour d'exécution est un jour férié (comme le dimanche), Winbiz créera le document le jour ouvrable précédent le jour férié. |
| Exécution précédente | Affiche la date de la dernière exécution. Vous pouvez la modifier si vous souhaitez générer à nouveau un document pour une période. |
| Prochaine exécution | Date de la prochaine exécution. Ce champ est rempli automatiquement. |
Générer les documents périodiques
- Allez au menu Ventes
- Sélectionnez le type de documents que vous voulez générer (Factures, Bulletins de livraisons, etc.)
- Cliquez sur la flèche à droite du bouton « Nouveau »
- Sélectionnez « Générer les documents périodiques »
| Options | Description |
|---|---|
| Sélectionnez les documents à créer jusqu'au | Affiche les documents à générer en fonction de la date saisie |
| Date des documents | Permet de définir la date des documents générés. Il est possible de choisir entre la date d'échéance et une date entrée manuellement |
| Prochaines exécution | Permet de choisir la date de prochaine exécution à enregistrer. Il est possible de choisir entre la date d'échéance du document ou la date définie manuellement |
| Types de document à afficher | La liste déroulante vous permet de filtrer les documents à générer par type |
| Classifications à afficher | La liste déroulante vous permet de filtrer vos documents par les classifications que vous avez défini dans vos documents. |
Modifier un document périodique
- Au menu Ventes, sélectionnez un type de document (par exemple, Factures)
- Cliquez sur le bouton « Actions »
- Sélectionnez l'option « Factures débiteurs périodiques...»
- Ouvrez le document souhaité
- Faites les modifications nécessaires, puis enregistrez le document
Particularité: Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans Winbiz Enterprise Basic.