Comment gérer les rappels ?
La liste des rappels contient tous vos débiteurs qui n'ont pas encore réglé leurs factures.
Imprimer les rappels
- Au menu Ventes, États
- Sélectionnez Rappels aux clients
- Dans l'onglet Sélection avancée, sélectionnez les rappels à imprimer
- Cliquez sur Imprimer
Onglet Sélection
Documents à imprimer: Vous pouvez choisir dans cette liste déroulante quel document vous souhaitez imprimer. Vous pouvez choisir un des documents suivants :
- Rappels (1 page par débiteur)
- Rappels avec BVR
- Liste des factures ouvertes
BVR: utiliser l'institut financier: Si vous imprimez des rappels avec BVR, vous pouvez sélectionner l'institut financier qui figurera sur le bulletin de versement.
Classement à l'impression: Vous pouvez effectuer un classement selon les options suivantes:
- Débiteur
- Numéro de facture
- Montant
Date du rappel:Choisissez la date de votre rappel, d'office la date du jour s'affiche
Date depuis: Filtrer les documents qui apparaîtront à l'onglet "Sélection avancée" selon des dates précises.
Echéance dépassée de: Les factures qui s'afficheront dans la sélection avancée doivent répondre aux critères suivants:
- La date de la facture + le nombre de jour contenu dans les conditions de paiements + le nombre de jours indiqués dans ce champs définiront si les documents apparaîtront dans l'onglet séléction avancée.
Sélection par document: Cette option vous permet de filtrer sur les documents dans lesquels l'option "Ne pas envoyer de rappels pour ce documents" est cochée à l'onglet Règlement de votre facture.
- Seulement les factures à rappeler
- Seulement les factures à ne pas rappeler
- Toutes les factures
Catégories de documents:Cette option vous permet de filtrer vos documents par les catégories définies dans vos factures
Classifications de documents: Cette option vous permet de filtrer vos documents par les classifications définies dans vos factures
Délai: Les factures qui s'afficheront dans la sélection avancée doivent répondre aux critères suivants:
- Date du rappel - (date du dernier rappel + le nombre de jour avant le prochain rappel en fonction du niveau de rappel du document)
Adresses:Filtrer les documents sur une ou plusieurs adresses définies
Adresses avec e-mail:Cette option vous permet de sélectionner les factures
Rappels à afficher: Vous pouvez cocher le numéro de rappel que vous souhaitez traiter selon les options suivantes:
- 1er rappel
- 2ème rappel
- 3ème rappel
- 4ème rappel et plus
Inclure: En cochant la case "Les notes de crédits débiteurs", vous les retrouverez dans l'onglet "Sélections avancées"
Compteur d'impression: Si vous cochez la case vous trouverez uniquement les factures imprimées au moins une fois
Onglet Textes et options
Entrez les textes à imprimer pour tous les niveaux de rappels. Vous pouvez également saisir les textes dans différentes langues. Par défaut, des textes sont automatiquement proposés.
Vous pouvez définir des frais de rappels et des intérêts de retard différents pour chaque niveau de rappel. Les intérêts de retard sont calculés sur le solde de la facture ouverte par rapport au nombre de jours de retard.
Par exemple: Si votre facture s'élève à 180.- et que le client a 40 jours de retard pour le paiement, voici le calcul effectué.
(180/360)*40 = 20
20*10% = 2.-
Attention
Après avoir cliqué sur Imprimer, Winbiz vous demandera si vous souhaitez enregistrer le compteur de rappels pour chaque facture. Ce compteur permet d'enregistrer l'impression du rappel et proposera le rappel suivant lors de la prochaine impression des rappels (pour autant que le délai du prochain rappel ait été dépassé). Si l'impression des rappels s'est bien déroulée, cliquez sur Oui pour enregistrer le compteur des rappels.
Il est important de ne pas imprimer les rappels depuis l'aperçu avant impression, le compteur des rappels ne sera pas mis à jour. Si des documents n'apparaissent pas dans la liste des factures à rappeler, consultez Des factures n'apparaissent pas dans les rappels à imprimer.