foire aux questions

Toutes vos questions à un seul endroit.

Que trouve-t'on dans l'onglet Documents ?

La plupart des documents des achats se présentent sous la même forme. Si un chapitre ne concerne que certains documents des achats, il en sera fait mention au sein du chapitre.

Onglet document

Ce document ne concerne pas les factures créanciers, consultez Factures de créanciers.

do1.jpg

Numéro

Chaque document est référencé par un numéro unique, de dix chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numérotés à partir du plus grand numéro enregistré. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numéro 1000, tapez simplement ce numéro. Le prochain document portera le numéro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numéro est déjà existant.

Date

Indiquez la date du document. Par défaut, la date du jour est proposée. La date du document doit être comprise entre la date de début et de fin de cet exercice comptable. Si vous changez la date ultérieurement, le message ci-dessous s'affiche, cliquez sur Oui pour modifier automatiquement les dates des lignes d'articles du document.

do2.jpg

Adresse

Vous devez entrer le nom de votre fournisseur. Tapez son nom ou son code dans la zone adresse. Lors de l’insertion d’une adresse, ne saisissez pas 2 informations (par exemple, le nom et le prénom), car dans ce cas aucune adresse ne sera trouvée.

Notre référence / Votre référence

Entrez un texte de longueur libre. Vous pouvez enregistrer et sélectionner des textes de référence en faisant un clic droit de la souris puis en sélectionnant Textes standards.

Conditions

Lorsque vous sélectionnez l'adresse du fournisseur, la condition de paiement définie dans son adresse est automatiquement récupérée. Si vous avez obtenu des conditions de paiement différentes pour ce document, vous pouvez en choisir d'autres dans la liste déroulante.

Expédition

Les moyens d'expédition permettent de définir comment la marchandise est livrée (par poste, par transporteur, etc.).

Catégorie

Les catégories permettent de classer les documents. Par exemple, vous pouvez classer vos documents d’achats dans les catégories Achats liés à un chantier, Achats liés à une foire commerciale, etc. Il vous sera possible d’imprimer des statistiques d’achats par catégorie.

Commercial

Vous pouvez indiquer le nom du commercial ou du représentant qui a réalisé cet achat. Si un nom n'apparaît pas dans la liste, consultez Commercial.

Classification

Permet de classer les documents commerciaux. Des couleurs peuvent être associées aux classifications afin de les identifier plus facilement. Pour plus d'informations, consultez Classification.

Article

Ajoute un nouvel article dans le document.

do3.jpg

Liste

Ce bouton vous permet de reprendre les articles d'un ancien document commercial. La fenêtre Liste de commande s'affiche et vous pouvez sélectionner les articles à insérer dans le document en cours.

La liste déroulante Objet vous permet d'afficher uniquement les documents associés à l'objet sélectionné.

do4.jpg

L'onglet Options vous permet de sélectionner le type et le nombre de document à afficher. Cette information est mémorisée pour les prochaines opérations.

do5.jpg

Texte

Permet d'ajouter un texte dans le document. Les textes du document sont de longueur illimitée et n'ont pas d'implication comptable. Il est possible d'ajouter un montant dans un texte, à titre d'information, mais ce montant n'est pas pris en considération dans le total du document.

Total

Insère une ligne de sous-total. Cette ligne contient une description que vous pouvez changer et un montant correspondant à la somme de toutes les lignes d'articles précédentes jusqu'à la dernière ligne de sous-total éventuel. Le montant n'est pas modifiable et est automatiquement calculé. Si vous déplacez la ligne, le montant du sous-total est recalculé.

Si vous cochez l'option N'imprimer que le montant total de ce bloc dans la boîte de dialogue Ligne de sous-total, lors de l'impression de ce document, aucun montant n'apparaîtra en face des articles totalisés dans cette ligne et seul le montant total du bloc sera imprimé.

Titre

Insère une ligne de titre en gras. Si vous devez aligner certains éléments d'un titre, vous pouvez utiliser les tabulations.

Page

Insère un saut de page. Les lignes enregistrées après le saut de page seront affichées sur la page suivante du document.

Ligne

Insère une ligne horizontale de séparation.

Ouvrir

Ouvre la ligne sélectionnée. Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’article.

Supprimer

Supprime la ligne sélectionnée dans le document.

Dupliquer

Duplique la ligne sélectionnée.

Déplacer

Déplace la ligne sélectionnée vers le haut ou vers le bas.

Récapitulatif

Si vous avez inséré plusieurs lignes de titres et sous-totaux, vous avez la possibilité de générer automatiquement un récapitulatif  à la fin du document :

  1. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une ligne du document
  2. Sélectionnez Récapitulatif
  3. Cliquez sur Ajouter

do6.jpg

Message

Permet d'ajouter un message au bas des documents (par exemple, formule de salutations, messages de vœux, etc.).  Lorsque vous créez un nouveau document, le message que vous sélectionnez est mémorisé et automatiquement proposé lors du prochain document que vous créez.

Cet article vous a-t-il été utile ?

Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 1 sur 3