Comment importer des inventaires ?
Vous pouvez enregistrer un inventaire de deux manières :
- Entrer les quantités d'inventaires dans la fenêtre des Inventaires.
- Saisir les quantités d'inventaires dans un fichier Microsoft Excel, OpenOffice, Google Doc ou tout autre éditeur vous permettant d'enregistrer le fichier dans un format texte (CSV) afin de l'importer dans Winbiz. Pour pouvoir importer un fichier contenant les quantités d'inventaires, un code article doit avoir été attribué à chaque article.
Cette page d'aide vous décrit la marche à suivre pour créer et importer un fichier d'inventaire Microsoft Excel.
Préparer un fichier dans Excel
- Ouvrez Microsoft Excel.
- Dans le fichier Excel, créez une colonne avec les codes articles et une colonne pour la saisie des quantités. Les autres informations de l'article (Descriptions, Groupes, etc.) sont facultatives. Entrez les données à partir de la cellule A1 de la feuille Excel sans insérer les titres des colonnes.
Pour créer la liste d'articles dans Microsoft Excel, vous pouvez exporter les données de la liste État du stock (menu Stock, États, État du stock, Bouton Exporter), puis supprimer les colonnes qui ne sont pas nécessaires à la saisie d'inventaire. - Une fois que vous avez entré les quantités d'inventaires, enregistrez le fichier au menu Fichier, enregistrer sous.
- Dans Type de fichier, sélectionnez CSV (séparateur : point-virgule).
- Entrez le nom du fichier et son emplacement.
- Cliquez sur Enregistrer.
Importer un inventaire
- Au menu Stock, Mouvements de stock.
- Sélectionnez Inventaires.
- Cliquez sur Nouveau.
- Entrez la date à laquelle vous avez compté les articles et cliquez sur OK. Cette date est importante, car c'est à cette date que les corrections de stock seront enregistrées. D'autre part cette option vous permet d'enregistrer un inventaire plusieurs jours après avoir compté les articles tout en conservant l'exactitude des quantités théoriques en stock.
- Dans la fenêtre de saisie d'inventaire, cliquez sur Importer.
- Si le format d'importation Fichier CSV n'est pas disponible dans la liste Type de fichier, il est nécessaire de le créer. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la liste déroulante Type de fichier.
- Sélectionnez Accéder aux types d'importations d'inventaires.
- Cliquez sur Nouveau.
- Entrez la Description.
- Entrez le séparateur de colonne. Par défaut, le séparateur utilisé est le ; (point-virgule).
- Indiquez le numéro de la colonne Code article de votre fichier Excel.
- Indiquez le numéro de la colonne Quantité de votre fichier Excel.
- Cliquez sur OK.
- Cliquez sur Fermer.
- Dans Type de fichier, sélectionnez le nouveau type que vous venez de créer.
- Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier à importer.
- Cliquez sur OK pour importer le fichier contenant les quantités d'inventaires.
Remarque
Si un article n'existe pas dans le stock, il sera automatiquement créé lors de l'importation.