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Comment créer une nouvelle présentation de facture pour l'envoi de factures par email ?

Introduction

Vous aimeriez envoyer vos documents commerciaux en .pdf avec une image de BVR pratique et lisible par email à vos clients ?

Facture avec bulletin de versement

Voici comment implémenter cette fonctionnalité et envoyer votre email:

0. Guide pas-à-pas résumé

  1. Télécharger l'image du BVR en fin d'article.
  2. Accéder à la mise en page Winbiz du BVR.
  3. Ajouter l'image du BVR.
  4. Adapter l'image pour un affichage optimal.
  5. Sélectionner la bonne présentation.
  6. Envoyer le document par email.

1. Télécharger l'image du BVR en fin d'article.

Dans un premier temps enregistrez l'image du BVR 27 cases jointe à cet article (à la fin de l'article: BVR_orange.gif) à l'emplacement de votre base de données. Ensuite suivez les étapes ci-dessous:

2. Accéder à la mise en page Winbiz du BVR

  • Au menu Adresses - Présentations des factures 
  • Sélectionnez votre présentation puis cliquez sur Dupliquer
  • Ouvrez la présentation dupliquée et renommez-là: envoi par email
  • Allez à l'onglet Instructions de paiement, BVR
  • Si l'option est sélectionnée, retirer la coche du champs "Sur une page séparée"
  • Sous Mise en page cliquez sur Actions - dupliquer
  • Ensuite Actions - Mise en page

La mise en page du BVR s'ouvre.

3. Ajouter l'image du BVR

Ajouter l'image du BVR en suivant les étapes ci-dessous:

  • Prenez l'outils OLE 
  • Puis dessinez l'emplacement de votre image (BVR) en effectuant un "cliquer-glisser" à l'aide de votre souris, sur tous le rectangle visible.
  • Cliquez sur les "trois petits points" à droite de Control source
  • Sélectionnez votre fichier (précédemment enregistré) depuis la fenêtre "Ouvrir l'image", puis cliquez sur OK

 

4. Adapter l'image pour un affichage optimal.

  • Dans la liste déroulante If source and frame are different sizes, sélectionnez l'option suivante :
    • Scale contents, retain shape : L'image est adaptée à l'emplacement créé, tout en maintenant les proportions de l'image lors du redimensionnement.

  • Lorsque l'image est enregistrée, activez les options en cliquant sur ce bouton de la barre des tâches: 
  • Puis pour mettre l'image en arrière plan sélectionnez 
  • Réglez l'image pour que le texte arrive dans les bon champs
  • Quittez en enregistrant 

Attention à ne pas agrandir de trop l'image du BVR, le BVR pourrait ne pas apparaître lors de votre impression.

5. Sélectionner la bonne présentation

De cette manière lorsque vous voudrez envoyer une facture par email vous sélectionnez la présentation BVR_envoi par email. La facture sera présentée avec l'image du BVR.

Si vous désirez faire cela pour vos rappels, faites les mêmes étapes mais au départ dupliquez l'état du rappel dans l'onglet état des rappels.

6. Envoyer le document par email

Vous trouverez une assistance concernant cette fonctionnalité sur cet article de notre FAQ: Puis-je envoyer plusieurs factures à la fois par e-mail ?

 

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