Les 8 étapes du bouclement
1) Introduction
2) Réconciliation des comptes
3) Création du nouvel exercice
4) Numérotation des documents
5) Vérification des soldes initiaux
6) Confirmation des paiements créanciers
7) Versement du salaire de décembre et/ou du 13ème salaire
8) Bouclement
1) Introduction
En Suisse, le bouclement comptable est une obligation légale et fiscale. Toute entreprise doit établir un bilan et un décompte des pertes et profits qui permettront d'établir une déclaration fiscale.
À n'importe quel moment, vous pouvez effectuer un bouclement intermédiaire de vos données même si vous n'avez pas effectué tous les contrôles ci-dessous. Cependant, nous vous conseillons d'effectuer l'ouverture du nouvel exercice (premier bouclement), le plus tard possible.
2) Réconciliation des comptes
Comptes de liquidités
Comptes caisse, banque, poste, etc... avec les relevés des établissements bancaires.
Comptes collectifs débiteurs
Créances envers des tiers avec l'échéancier disponible dans le module vente.
Comptes collectifs créanciers
Dettes résultant d'achats, charges du personnel, assurances sociales, etc...
FAQ comptabilisation des charges sociales
Comptes TVA
Le décompte TVA avec les différents comptes impactés
Une fois que ces diverses opérations sont effectuées, vous pouvez effectuer un bouclement provisoire sur Winbiz. Cela permet de travailler sur l'exercice suivant.
3) Création d'un nouvel exercice
Pour créer un nouvel exercice, il faut procéder au bouclement de l'exercice précédent. Cette opération, non définitive, effectuera un bouclement intermédiaire de votre dossier comptable courant et ouvrira l'exercice suivant.
4) Numérotation des documents (module vente)
Pourquoi ne pas avoir des documents qui commencent par l'année de l'exercice ? Par exemple, 20210001 ou 210001. Vous ne risquez pas ainsi d'avoir plusieurs documents avec le même numéro, et vous pouvez déterminer facilement dans quel exercice la facture à été créée !
5) Vérification des soldes initiaux (module vente)
Les soldes initiaux sont des documents comme des factures débiteurs pas encore encaissées et des factures créanciers pas encore payées à la date du bouclement. Toutes ces factures seront ainsi transférées dans les soldes initiaux des modules ventes et achats.
Si des modifications sont faites sur des factures de l'exercice précédent, vous pouvez, lors de la procédure de bouclement, choisir l'option pour la mise à jour automatique de ces documents car il est vivement déconseillé de modifier ou d'annuler des soldes initiaux.
Important :
Concernant le transfert des notes de crédit, ces documents sont transférés dans le module opposé lors du bouclement. En effet, un fournisseur qui vous établi une note de crédit en votre faveur vous est redevable et devient donc un débiteur et inversément pour les notes de crédit que vous avez établi pour vos clients.
6) Confirmation des paiements créanciers (module achat)
Vous avez effectué une série de paiements créanciers à la fin-décembre qui n'ont été débités qu'au début janvier par votre établissement financier ? Afin de faire correspondre votre comptabilité à votre compte bancaire, il faut supprimer ces paiements et les repasser dans le nouvel exercice.
7) Versement du salaire de décembre et/ou du 13e salaire (module salaire)
Le calcul du salaire de décembre et/ou du 13ème salaire s'effectue sur l'exercice en cours.
Pour éviter toutes confusions, Winbiz ne vous autorise pas à confirmer les paiements à des dates hors exercices et vous ne devez pas les passer en comptabilité générale.
Les confirmations de paiements ont, elles, lieu sur le nouvel exercice. Comment faire ?
8) Bouclement
Lorsque vous avez terminé toutes les étapes précédentes vous pourrez procéder au bouclement final et verrouillage de données: Comment effectuer un bouclement final?