foire aux questions

Comment envoyer des eBills ?

Comment configurer l'envoi des eBills (factures électroniques) via la plateforme e-invoicing de PostFinance

1. Enregistrez vos données bancaires sur la plate-forme e-invoicing

• Rendez-vous sur la plateforme e-invoicing de PostFinance et connectez-vous à la plateforme ou créez un compte. Une vidéo explicative est à votre disposition à cette adresse : https://einvoicing.postfinance.ch/einvoicing-web.

• Vidéo explicative pour créer un compte sur la plateforme d'e-invoicing.

• Les émetteurs de factures doivent apporter les modifications suivantes sur la plate-forme
  e-invoicing :
  • Vérifiez que c’est bien vous êtes sur la partie « émetteur de facture »  = Biller
                    en haut à droite sur l’écran.

• • Enregistrez votre IBAN ou/et votre QR-IBAN dans le menu Paramètres, Compte de crédit.

• • Choisissez le canal de livraison "Webservice" et le format de livraison "XML Fichier" dans le menu Paramètres, Masque d'inscription eBill (factures électroniques).

Remarque : Si vous rencontrez des difficultés avec le paramétrage de la plate-forme e-invoicing ou pour toutes questions en lien avec la e-facture de PostFinance, envoyez un email billing-sales@postfinance.ch (Customer Success Management e-facture de PostFinance).

2. Modifications à apporter dans le logiciel Winbiz

Saisissez vos identifiants eBill dans l'interface de votre institut financier

1. Allez au menu Adresses, Instituts financiers.
2. Sélectionnez Instituts financiers et méthode de paiements.
3. Sélectionnez votre méthode de paiement.
4. Cliquez sur Ouvrir.
5. Ouvrez l'onglet eBill si vous êtes auprès d'une banque ou l'onglet PostFinance pour la poste.
6. Entrez les informations de la zone Emission de factures.
7. Cliquez sur OK.

Utilisateur

Entrez le nom d'utilisateur pour l'émission de eBill. Cette information sont fournies par PostFinance.

BillerID

Entrez le numéro d'identification BillerID fourni par PostFinance. Ce numéro est obligatoire pour pouvoir envoyer des eBill.

N° d'adhérent BVR (obsolète)

Le numéro d'adhérent BVR doit être vide car, il n’est plus utilisé lors de l'envoi des factures électroniques dès le 1^er octobre 2022.

Statut

Durant la phase d'intégration, il est recommandé d'effectuer des essais d'envois et de réceptions de eBill au moyen des serveurs de tests; pour effectuer ces essais utilisez le statut en mode Test. Une fois vos tests réalisés avec succès, passez le statut en mode Production.

Mot de passe

Entrez le mot de passe pour l'envoi et la réception de eBill. Vous pouvez entrer un mot de passe pour le statut Production et un pour le statut Test.

Options

La communication de données avec l'institut financier est réalisée par des web services. Si les URL changent, il est possible d'adapter les nouvelles adresses dans ce formulaire.

3. Envoi des eBills depuis Winbiz

Pour envoyer des factures électroniques, deux possibilités s'offrent à vous : 

1. Envoyer une facture par eBill immédiatement.
2. Envoyer plusieurs factures par eBill en une seule opération.

3.1 Envoyer une eBill immédiatement

Lorsque vous créez une facture à un client yellowbill, au lieu de l'imprimer, vous pouvez l'envoyer directement sous forme de eBill.

Procédure d'envoi

• Allez au menu Ventes, Factures.
• Cliquez sur Nouveau.
• Entrez le nom de votre client. Le client doit être enregistré dans les clients yellowbill.
• Entrez le contenu de la facture.
• Pour envoyer la facture, cliquez sur eBill.

• Le message ci-dessous s'affiche. Si vous cliquez sur OK, la facture ne pourra plus être modifiée.
  

3.2 Envoyer une eBill immédiatement

Lorsque vous avez saisis une série de factures, vous pouvez les envoyer sous la forme d'un lot d'eBill en une seule opération.

• Allez au menu Ventes, Factures.
• Cliquez sur Imprimer.
• Ouvrez l'onglet Sélection.
• Cochez l'option Tous les documents affichés.
• Sélectionnez les factures à envoyer en fonction de leur date ou de leurs numéros.
• Cliquez sur eBill.

• Les factures sont envoyées à l'institut financier. Les factures ne peuvent plus être modifiées et la colonne Statut eBill de la liste des factures indique Envoyé, en attente.
  
• Lorsque l'envoi est terminé. Vous pouvez imprimer ou visualiser un rapport d'envoi des eBill en cliquant sur Journal.